Секреты эффективного и безопасного труда в офисах «open space»

Давайте сразу начистоту: формат офиса «open space» горячо любим и широко используется многими компаниями совсем не потому, что это модно и прогрессивно. Точнее, не только поэтому. Это также отличная возможность организовать рабочий процесс при сравнительно скромных финансовых затратах.

Что представляет собой типичный open space? Это единое большое пространство, в котором трудится большое число людей и где существует определенное зонирование. Правда, по большей части символическое. Небольшие перегородки между столами, деление по рабочим группам, свободная расстановка столов, а также вариант shared desk (clean desk), когда сотрудник для выполнения своих функций может сесть на любое свободное место – всё это вполне распространенная практика, которую берут на вооружение многие прогрессивные организации.

Впрочем, считать главной причиной популярности формата «open space» исключительно расчётливость работодателей тоже будет неправильно. Для сотрудников (особенно работающих в команде) определенные плюсы тоже есть. Именно в таких пространствах, лишенных границ, появляется ощущение единства, и налаживается полноценная коммуникация. Как следствие, группа специалистов работает эффективнее, отчего снова выигрывают все: и работодатель, который получает больший результат при тех же издержках, и работник, который повышает свой профессионализм и, как следствие, становится более ценным кадром на рынке труда.

Кроме того по статистике в таких офисах заметно более редки случаи кулуарных интриг и сплетен. Почему? Да потому как, во-первых, нет этих самых кулуаров, а, во-вторых, отсутствует разъединение трудового коллектива на группы с появлением «местечковых» лидеров, что неизбежно происходит в отдельных кабинетах.

Чем опасен «опен спейс»?

Да, вы не ослышались. Наряду с вышеуказанными плюсами в «открытых» офисах наличествуют некоторые негативные моменты. Правда, при корректном подходе к делу таковых можно избежать, о чем обязательно будет рассказано несколько ниже. А пока что просто читаем и пугаемся.

Итак, согласно проведенным исследованиям было выявлено, что сотрудники, работающие в больших общих помещениях, болеют заметно чаще. Желаете конкретные цифры? Не вопрос! Швейцарские ученые установили, что число сотрудников open space пространств берут больничный примерно на 20% чаще, чем те, кто трудится в небольших кабинетах. При этом не были взяты в расчет те работники, которые по тем или иным соображениям приняли решение перенести болезнь «на ногах».

Причины более высокой заболеваемости в open space вполне предсказуемы и легко объяснимы: чем больше людей, тем выше уровень концентрации вирусов и бактерий. Кроме этого шумовые показатели в таких офисах нередко достигает 70 дБ, что сравнимо со звуком работающего рядом пылесоса, который к тому же функционирует беспрерывно.

Откуда этот шум берется в офисе? Источников много: периодические обсуждения сотрудниками рабочих (и не только) вопросов, звон мобильных телефонов, работающая оргтехника, особо громогласные работники, пытающиеся до кого-то докричаться – все это лишь часть внешних раздражителей, которые сливаются в единый шумовой поток и мешают сосредоточиться.

Более того, постоянные посторонние звуки нередко порождают стрессовое состояние, что чревато не только нарушением концентрации, но и бессонницей. А кардиологи в свою очередь говорят о том, что в таких условиях возрастает риск появления гипертонии и даже инсульта.

Рейтинг стрессовых факторов в офисе открытого типа (по наблюдениям теперь уже австралийских исследователей) выглядит следующим образом:

1. шум,
2. острый дефицит личного пространства,
3. некомфортные на физическом уровне условия (чрезмерно высокая либо, напротив, низкая температура, духота, сквозняк и прочее).

Словом, как говорил товарищ Дынин из широко известного советского фильма: «Картина складывается отрицательная». Что ж, весьма емкая фраза, добавить к которой совершенно нечего. Кроме, разве что, информации о возможных путях решения.

Как сделать работу в open space более комфортной и безопасной?

После того, как наиболее существенные и распространенные проблемы в точности обрисованы, настало время ответить на следующий закономерный вопрос: «Как с этим бороться?». Ниже вашему вниманию предлагается ряд простых решений, ознакомиться с которыми рекомендуется как работникам, так и работодателям. Для первых это верный способ снизить влияние негативных факторов на собственное здоровье, а для вторых – неизменно сохранять работоспособность и, как следствие, конкурентоспособность предприятия. Главное ввести на корпоративном уровне соответствующий свод правил.

Для начала поговорим про раздражающие звуки. Уменьшить уровень шума в офисе можно следующим образом:

• переведение телефона в беззвучный (вибрационный) режим,
• допустимость телефонных разговоров только в специально отведенной зоне,
• использование преимущественно корпоративного онлайн-чата вместо разговоров,
• обсуждение рабочих моментов вполголоса,
• использования наушников для исключения внешних шумов и обеспечения высокой концентрации внимания.

Вопрос нехватки личного пространства тоже легко решаем. Здесь хороши следующие методы:

• расположение компьютерного монитора в недосягаемом для всеобщего обозрения ракурсе,
• наведение порядка и расстановка приятных симпатичных аксессуаров на рабочем столе, являющегося той самой заветной индивидуальной территорией (если, конечно, это не упомянутый выше вариант shared desk).

Далее переходим к обеспечению комфорта на физическом уровне. Рекомендуемые способы:

• проветривание по 10-15 минут примерно 5-6 раз в день по обоюдной договоренности с коллегами и руководством,
• запрет на использование чересчур ароматной парфюмерии, способной как раздражать, так и вызывать аллергию у людей с соответствующей реакцией на сильные запахи,
• допустимость потребления за рабочим столом только чая, кофе, а также совсем легких продуктов со слабым запахом (орехи, печенье, шоколад, сухофрукты, конфеты),
• прием полноценной горячей пищи и салатов только в специально отведенном месте, где их аромат не будет отвлекать коллег от работы,
• приобретение для офиса облучателя-рециркулятора, который посредством проветривания и бактерицидного излучения снизит риск заболеваемости в сезон буйства гриппа и ОРЗ (острых респираторных заболеваний),
• разрешение заболевшим сотрудникам работать при необходимости из дома для исключения распространения в офисе ОРВИ (острой респираторной вирусной инфекции),
• организация рабочих мест преимущественно рядом с окном, поскольку солнечный свет повышает настроение, улучшает работоспособность и увеличивает уровень серотонина («гормона счастья»).

Как видите, ничего сложно нет. Всё решается путем принятия ряда грамотных решений, которые позволят сохранить здоровье и работоспособность как отдельно взятого сотрудника, так и всей компании, расположившейся в офисе open space.