Воронеж, ул. Кирова, 4
Пн-Пт: 8:30-19:00
Сб.: 8:30-16:00
Карта проезда

Главная Статьи Как организовать «офис будущего» уже сейчас?

Как организовать «офис будущего» уже сейчас?

Офис XXI века, который нередко называют еще «офисом будущего», должен выглядеть по-другому. В этом сходятся руководители многих ведущих компаний различных сфер деятельности как в России, так и за рубежом.

В свете этого многие корпорации отказались от выстроенных в один ряд столов, однотипных мест для работы, тесных персональных кабинетов и прочих моментов, которые были характерны для офисных пространств еще буквально 10-15 лет назад. Им не смену приходят уютные конференц-залы, панорамные окна, зеленые «островки», зоны для занятий спортом и много чего еще прогрессивного. Причем данная тенденция все чаще прослеживается не только в зданиях мировых корпораций, но и в офисах региональных компаний.

Разумеется, начавшаяся в 2020 году пандемия внесла в данный процесс свои коррективы. А если быть точнее, распространение офисов нового формата ускорилось во многом как раз вследствие этих далеко не радужных реалий. Если до этого момента переход на новый офисный формат был просто новомодной тенденцией, на которую многие работодатели переходили с неохотой, то в ходе пандемии подобные инновации в организации рабочего пространства уверенно продемонстрировали свое реальное превосходство над классикой.

Так, например, период пандемии четко показал, что значительную часть работы многие сотрудники офисов могут выполнять в удаленном режиме. При этом качество труда от этого зачастую не ухудшается, а в некоторых случаях даже повышается. Хотя прогнозы по этому поводу со стороны работодателей были более пессимистичными.

Кроме этого работодатели вдруг поняли, что зачастую нет никакой реальной необходимости в съеме/приобретении огромного офиса. А все, опять же, потому, что некоторые сотрудники вполне могут трудиться из дома.

Что касается самих работников, отправившихся на «удаленку», то они в период пандемии оценили ее еще более положительно, чем работодатели. Ведь теперь нет необходимости тратить время на ежедневные сборы и дорогу на работу.

Если говорить о выгодах для руководителя (владельца бизнеса), таковых существует три:

  • значительная экономия бюджета организации за счет аренды офисных помещений меньшей площади,
  • возможность найма на удаленную работу специалистов из других регионов, где зарплатные ожидания работников заметно ниже,
  • сокращение сопутствующих организационных расходов (например, требуется меньше мебели, возможна бОльшая экономия на электричестве и вспомогательном персонале).

Кстати, тот факт, что сотрудники в удаленном режиме действительно могут демонстрировать хорошие результаты, в настоящее время признает все большее число руководителей, включая тех, что имеют на этот счет скептично-консервативные взгляды.

Чем вызвана необходимость перемен?

Несмотря на возросшую популярность «удалёнки» проведенные опросы показали, что далеко не все офисные сотрудники имеют желание полностью перейти на такой формат работы. Наиболее распространенным является желание периодически появляться в офисе в течение рабочей недели для решения определенных профессиональных задач.

Для работодателя такое положение дел вносит некоторые сложности, поскольку нужно решить следующие вопросы:

  • Какое количество индивидуальных рабочих мест и конференц-залов требуется?
  • Каким специалистам нужны полноценные оборудованные рабочие места, а каким вполне достаточно будет организации комфортных зон для обмена идеями и сопутствующего общения?
  • Как выстроить процесс взаимодействия всей команды, часть которой находится в офисе, а другая выполняет работу из дома?
  • Каким образом распланировать общение с персоналом на «удалёнке» из дальних регионов, где разница во времени составляет несколько часов?
  • Как будет выглядеть распределение ответственности за те решение, принятие которых произошло в онлайн формате, минуя оформление соответствующей документации с подписью и печатью?
  • Насколько реален эффективный обмен опытом и знаниями в режиме онлайн (особенно если в офисе работают представители старшего поколения)?
  • Как обеспечить защиту конфиденциальной информации и различных данных в условиях передачи файлов вне рамок корпоративной сети?

В общем, реформирование офиса в соответствии с актуальными реалиями – это дело нужное. Однако новых насущных вопросов (а приведенный выше перечень далеко не исчерпывающий) добавляется количество совсем не малое. В свете этого руководители ведущих компаний, желающие обустроить офис в соответствии со всеми актуальными тенденциями, фокус своего внимания направляют на поиск способов наиболее гармоничного сочетания уже имеющихся наработок с прогрессивными инновациями. И стоит признать, что в большинстве случаев им это удается!

Как модернизировать офис?

Заметим сразу, что каких-либо универсальных вариантов, подходящих под абсолютное большинство ситуаций, в данном случае нет. В связи с этим большую часть вопросов руководителям приходится подвергать самостоятельному анализу и на основе этого перестраивать офис.

Вместе с тем существуют моменты, на которые есть смысл обратить внимание всем работодателям. Это самые важные критерии, учесть которые необходимо в обязательном порядке.

Пересматриваем роль офиса

В первую очередь следует переоценить назначение офисного пространства в корпоративной структуре. Тут руководителю необходимо понять, какой реальный функционал выполняется офисом, а также определить круг специалистов, которым такое место для работы реально нужно.

Иными словами, необходимо четко ответить на следующие вопросы: «С какой целью тот или иной сотрудник посещает офис?» и «Сможет ли он выполнять свои функции, если офиса вообще не будет?».

В итоге офисное пространство должно стать тем местом, посещение которого является действительно необходимым, а не просто потому, что «так надо» или «так принято».

Кстати, все разновидности взаимодействия сотрудников в рабочем процессе можно легко поделить на 6 ключевых категорий:

  • Создание рабочих продуктов. Сюда входит широкой перечень задач, которые с офисом никоим образом не связаны: анализ данных, обзвон потенциальных заказчиков, обработка заказов, заполнение отчетности. Все эти задачи можно выполнять вне офиса.
  • Совместная деятельность. В данную категорию входят различные виды коллективной работы. К таковым относится «мозговой штурм» либо разработка определенной стратегии в маркетинговой сфере. В большинстве случаев данный процесс выглядит так: совместное обсуждение сотрудниками рабочих вопросов с параллельной демонстрацией графиков и схем. Разумеется, такой процесс наиболее удобно организовывать в условиях офиса либо конференц-зала. А если возникает срочная необходимость в подобном взаимодействии, в качестве альтернатив можно использовать формат видеоконференции с обсуждением насущных вопросов в режиме онлайн.
  • Общение между сотрудниками и клиентами. В случае, когда у заказчиков уже сформировалась привычка посещения именно офиса, а не встреч на нейтральной территории, без офисного пространства уже не обойтись. Если же переход на общение с клиентом в режиме онлайн стоит у руководства в приоритете, надо быть готовым к тому, что процесс этот будет сравнительно долгим.
  • Повышение квалификации персонала. До начала пандемии в различных корпоративных культурах существовала уверенность в том, что процесс обучения сотрудников без личного контакта невозможен в принципе. Однако во время вынужденной «удалёнки» выяснилось, что развивать навыки работников волне можно и в режиме онлайн. Безусловно, некоторые моменты могут потребовать личного общения между стажером и старшим сотрудником. Однако большую часть информации вполне можно передать и объяснить удаленно.
  • Принятие решений. Тут все зависит от ситуации, имеющей место в конкретной компании. В том случае, когда превалирующая часть решений принимается непосредственно руководителем, реальной необходимости в личных встречах, конечно же, нет. Но если решения принимаются коллегиально, тогда появляется необходимость время от времени собираться в рамках офиса.
  • Формирование корпоративной культуры. Общеизвестно, что компании, где сформировано сообщество единомышленников, показывают более значимые результаты, нежели те, где каждый, что называется, сам по себе. Объяснение тут простое: когда у сотрудников есть общие интересы и цели, это служит великолепной мотивацией. И вот здесь без постоянного личного общения зачастую не обойтись.

Ознакомившись с этим списком из 6 ключевых моментов можно сделать вполне справедливый вывод о том, что большинство трудовых обязанностей сотрудники вполне могут выполнять в удалённом режиме. Вместе с тем высокая эффективность такого перехода по факту была продемонстрирована далеко не во всех случаях.

Следовательно, в число главнейших задач современного руководителя обязательно должно входить грамотное разграничение тех видов работ, которые можно выполнять удаленно без ущерба для конечного результата, и тех, что следует выполнять исключительно на территории офиса. И только после того, как эти моменты выявлены, можно приступать к планированию и обустройству оптимального офисного пространства.

Вместе с тем стоит понимать простую вещь: современный офис – это, прежде всего, пространство для командной работы и построения сообщества единомышленников, а только потом место для выполнения рутинных операций. Особенно с учетом того, что последние как раз таки можно перевести на удаленный режим работы.

Определяем, кого можно отправить на «удалёнку»

При решении данного вопроса в качестве основы целесообразно выбрать гибкую модель удаленной работы. Последняя означает, что большинство персонала находится в офисе только в определенные часы либо дни недели. Соответственно, все остальное время они выполняют свои рабочие обязанности из дома.

Как можно определить, какому специалисту и сколько именно дней (рабочих часов) в неделю нужно обязательно находиться в офисе? Здесь нужно опираться на следующую классификацию работников:

  • Создатели (креативщики). Такие работники непосредственно отвечают за создание ценностей материального характера, интеллектуальной продукции либо оказание услуг. К примеру, это может быть программист, пишущий новый функционал для сайта, а также дизайнер, ответственный за разработку рекламного баннера. Такие специалисты вполне могут до 70% (а то и более) своей работы выполнять из дома. Примерно 1/3 рабочего времени для них вполне достаточно, чтобы посетить офис с целью обсуждения сложной проблемы, общения, обмена опытом либо использования специализированного оборудования, которого в домашних условиях нет (например, высокомощный сервер, 3D-принтер, плоттер).
  • Резиденты. К числу таковых относятся инженеры, техподдержка, сотрудники call-центра, специалисты по кредитам и т.д. В этой же категории в зависимости от организации вполне могут оказаться системные администраторы, дизайнеры, менеджеры по продажам. Всех этих людей объединяет то, что свои трудовые обязанности они не могут выполнять без непосредственного доступа к специальному оборудованию, высокомощной компьютерной технике и/или специализированному программному обеспечению. Иначе говоря, мобильным такой персонал назвать нельзя, и без оборудования для таких работников индивидуальных рабочих мест зачастую не обойтись. Что касается «удалёнки», на такой режим работы тут можно перевести не более 20 % персонала.
  • Специалисты вне офиса. Сюда входят многочисленные группы сотрудников: водители, экспедиторы, консультанты на стороне клиента и подобные. Такие работники и до пандемии появлялись в офисе нечасто. Теперь же их статус «удалёнщиков» можно зафиксировать документально. Наиболее вероятно, что и впредь время нахождения их в офисном пространстве будет составлять не более 10%. При этом в отдельных кабинетах данные сотрудники точно не нуждаются.
  • Административный и вспомогательный персонал. К таким специалистам относятся работники отделов маркетинга, PR, кадров, а также редакторы сайтов, бухгалтерия и прочие. Все эти сотрудники в процессе создания продукта никакого участия не принимают и зачастую держатся в рамках организации вполне обособленно. В связи с этим их перевод на «удалёнку» является вполне логичным. В особых случаях их присутствие в офисе может потребоваться, но это, как правило, не более 1/3 от всего их рабочего времени.

Выполняем физическую реконструкцию офисного пространства

С тем, что современный офис – это, прежде всего, место для встреч, профессионального общения и формирования корпоративной культуры, мы разобрались. Да, кабинеты в офисах будущего по-прежнему будут существовать. Просто одни из них перестанут быть личными, а другие заметно уменьшатся в плане количества и занимаемой ими площади. А за счет высвободившегося пространства вырастет число рабочих мест, которые не закреплены за определённым сотрудником. Такими местами могут пользоваться разные специалисты в определённое время и при возникновении соответствующей необходимости.

Безусловно, отдельные комнаты в нужном количестве в рамках офиса быть должны. Они необходимы для того, чтобы сотрудники могли собираться небольшими группами для работы над актуальным проектом.

Как должны выглядеть такие комнаты и что в них должно быть? Ориентироваться можно на следующий перечень:

  • помещение, вмещающее примерно 2-6 человек,
  • оснащенность соответствующим числом компьютеров,
  • «белая стена» (доска), необходимая для проведения мозгового штурма,
  • проектор, сканеры, принтеры и прочая периферия,
  • высокоскоростной доступ к сети Интернет;
  • доступность видеосвязи для того, чтобы при необходимости в обсуждение мог включиться «удаленщик».

В качестве альтернативы можно также отказаться от одного большого офиса в пользу нескольких поменьше. Например, 2-3 помещения ближе к центральной части города (преимущественно для встречи с клиентами), а остальные 5-6 можно снять в спальных микрорайонах или вовсе в пригороде. Внутри таких помещений следует организовать небольшие коворкинги, где специалисты могли бы вместе решать рабочие вопросы.

Внедряем новые методы работы

При организации офиса нового формата возникает вполне закономерная необходимость разработки новых правил и требований к сотрудникам, выполняющим свои обязанности в «удаленном» режиме либо в гибридном формате (дом + офис). Дело в том, что те процессы, что ранее работали в офисе, с высокой долей вероятности при взаимодействии по дистанционному принципу окажутся не столь эффективными.

Чтобы ничего важного не забыть, руководствуйтесь перечнем ниже.

Свод правил работы на «удаленке»

Тщательной проработке рекомендуется подвергнуть следующие организационные моменты: рабочий график, систематичность выхода сотрудника на связь, ведение отчетности, позволяющей контролировать процесс. Кроме этого заранее следует определить, каким образом будет осуществляться измерение показателей эффективности труда.

На федеральном уровне (т.е. непосредственно в ТК РФ) понятие «удаленная работа» уже существует вполне официально. Поэтому при организации офиса будущего в соответствии с новыми правилами обязательно нужно брать в расчет требования актуального законодательства.

Планирование посещения офисного пространства и совещаний

В новых реалиях дни и время работы отдельных сотрудников должны быть четко регламентированы. Иначе в определенные часы будет наблюдаться острый недостаток мест для работы, а в другие, напротив, избыток таковых. Не исключено также возникновение необходимости в дополнительных инвестициях для разработки системы бронирования отдельными специалистами мест для работы.

Осуществление рабочих процедур

Важной обязанностью руководства является обозначение того, каким образом должны протекать встречи сотрудников, совещания, «мозговые штурмы» и прочие офисные активности. Обязательно нужно хотя бы примерно обрисовать, какой результат командной работы вообще требуется, а также как будет осуществляться распределение рабочих задач и вестись соответствующая отчетность.

Техническая оснащенность специалистов на «удаленке»

Некоторым сотрудникам, выполняющим свою работу в удаленном режиме, может потребоваться дополнительное оборудование. Если, к примеру, одним вполне достаточно личного ноутбука, то для других руководству придется покупать компьютеры высокой мощности. К слову, в ТК РФ четко указано, что и в случае «удалёнки» организация рабочего пространства для специалиста является зоной ответственности работодателя.

Контроль и защита данных

При удаленной работе обеспечение должного уровня безопасности для важной информации внутреннего пользования становится задачей более трудной. Но, тем не менее, задача эта тоже вполне решаема. Например, путем проведения соответствующего инструктажа, подписания соглашений о конфиденциальности и т.д.


Возврат к списку


Обратный звонок
Номер телефона
Как к вам обращаться
Нажимая на кнопку «Заказать звонок», Вы даете согласие на обработку своих персональных данных.
Спасибо!

В ближайшее время наш
консультант свяжется с Вами.