Офис XXI века, который нередко называют еще «офисом будущего», должен выглядеть по-другому. В этом сходятся руководители многих ведущих компаний различных сфер деятельности как в России, так и за рубежом.
В свете этого многие корпорации отказались от выстроенных в один ряд столов, однотипных мест для работы, тесных персональных кабинетов и прочих моментов, которые были характерны для офисных пространств еще буквально 10-15 лет назад. Им не смену приходят уютные конференц-залы, панорамные окна, зеленые «островки», зоны для занятий спортом и много чего еще прогрессивного. Причем данная тенденция все чаще прослеживается не только в зданиях мировых корпораций, но и в офисах региональных компаний.
Разумеется, начавшаяся в 2020 году пандемия внесла в данный процесс свои коррективы. А если быть точнее, распространение офисов нового формата ускорилось во многом как раз вследствие этих далеко не радужных реалий. Если до этого момента переход на новый офисный формат был просто новомодной тенденцией, на которую многие работодатели переходили с неохотой, то в ходе пандемии подобные инновации в организации рабочего пространства уверенно продемонстрировали свое реальное превосходство над классикой.
Так, например, период пандемии четко показал, что значительную часть работы многие сотрудники офисов могут выполнять в удаленном режиме. При этом качество труда от этого зачастую не ухудшается, а в некоторых случаях даже повышается. Хотя прогнозы по этому поводу со стороны работодателей были более пессимистичными.
Кроме этого работодатели вдруг поняли, что зачастую нет никакой реальной необходимости в съеме/приобретении огромного офиса. А все, опять же, потому, что некоторые сотрудники вполне могут трудиться из дома.
Что касается самих работников, отправившихся на «удаленку», то они в период пандемии оценили ее еще более положительно, чем работодатели. Ведь теперь нет необходимости тратить время на ежедневные сборы и дорогу на работу.
Если говорить о выгодах для руководителя (владельца бизнеса), таковых существует три:
Кстати, тот факт, что сотрудники в удаленном режиме действительно могут демонстрировать хорошие результаты, в настоящее время признает все большее число руководителей, включая тех, что имеют на этот счет скептично-консервативные взгляды.
Несмотря на возросшую популярность «удалёнки» проведенные опросы показали, что далеко не все офисные сотрудники имеют желание полностью перейти на такой формат работы. Наиболее распространенным является желание периодически появляться в офисе в течение рабочей недели для решения определенных профессиональных задач.
Для работодателя такое положение дел вносит некоторые сложности, поскольку нужно решить следующие вопросы:
В общем, реформирование офиса в соответствии с актуальными реалиями – это дело нужное. Однако новых насущных вопросов (а приведенный выше перечень далеко не исчерпывающий) добавляется количество совсем не малое. В свете этого руководители ведущих компаний, желающие обустроить офис в соответствии со всеми актуальными тенденциями, фокус своего внимания направляют на поиск способов наиболее гармоничного сочетания уже имеющихся наработок с прогрессивными инновациями. И стоит признать, что в большинстве случаев им это удается!
Заметим сразу, что каких-либо универсальных вариантов, подходящих под абсолютное большинство ситуаций, в данном случае нет. В связи с этим большую часть вопросов руководителям приходится подвергать самостоятельному анализу и на основе этого перестраивать офис.
Вместе с тем существуют моменты, на которые есть смысл обратить внимание всем работодателям. Это самые важные критерии, учесть которые необходимо в обязательном порядке.
В первую очередь следует переоценить назначение офисного пространства в корпоративной структуре. Тут руководителю необходимо понять, какой реальный функционал выполняется офисом, а также определить круг специалистов, которым такое место для работы реально нужно.
Иными словами, необходимо четко ответить на следующие вопросы: «С какой целью тот или иной сотрудник посещает офис?» и «Сможет ли он выполнять свои функции, если офиса вообще не будет?».
В итоге офисное пространство должно стать тем местом, посещение которого является действительно необходимым, а не просто потому, что «так надо» или «так принято».
Кстати, все разновидности взаимодействия сотрудников в рабочем процессе можно легко поделить на 6 ключевых категорий:
Ознакомившись с этим списком из 6 ключевых моментов можно сделать вполне справедливый вывод о том, что большинство трудовых обязанностей сотрудники вполне могут выполнять в удалённом режиме. Вместе с тем высокая эффективность такого перехода по факту была продемонстрирована далеко не во всех случаях.
Следовательно, в число главнейших задач современного руководителя обязательно должно входить грамотное разграничение тех видов работ, которые можно выполнять удаленно без ущерба для конечного результата, и тех, что следует выполнять исключительно на территории офиса. И только после того, как эти моменты выявлены, можно приступать к планированию и обустройству оптимального офисного пространства.
Вместе с тем стоит понимать простую вещь: современный офис – это, прежде всего, пространство для командной работы и построения сообщества единомышленников, а только потом место для выполнения рутинных операций. Особенно с учетом того, что последние как раз таки можно перевести на удаленный режим работы.
При решении данного вопроса в качестве основы целесообразно выбрать гибкую модель удаленной работы. Последняя означает, что большинство персонала находится в офисе только в определенные часы либо дни недели. Соответственно, все остальное время они выполняют свои рабочие обязанности из дома.
Как можно определить, какому специалисту и сколько именно дней (рабочих часов) в неделю нужно обязательно находиться в офисе? Здесь нужно опираться на следующую классификацию работников:
С тем, что современный офис – это, прежде всего, место для встреч, профессионального общения и формирования корпоративной культуры, мы разобрались. Да, кабинеты в офисах будущего по-прежнему будут существовать. Просто одни из них перестанут быть личными, а другие заметно уменьшатся в плане количества и занимаемой ими площади. А за счет высвободившегося пространства вырастет число рабочих мест, которые не закреплены за определённым сотрудником. Такими местами могут пользоваться разные специалисты в определённое время и при возникновении соответствующей необходимости.
Безусловно, отдельные комнаты в нужном количестве в рамках офиса быть должны. Они необходимы для того, чтобы сотрудники могли собираться небольшими группами для работы над актуальным проектом.
Как должны выглядеть такие комнаты и что в них должно быть? Ориентироваться можно на следующий перечень:
В качестве альтернативы можно также отказаться от одного большого офиса в пользу нескольких поменьше. Например, 2-3 помещения ближе к центральной части города (преимущественно для встречи с клиентами), а остальные 5-6 можно снять в спальных микрорайонах или вовсе в пригороде. Внутри таких помещений следует организовать небольшие коворкинги, где специалисты могли бы вместе решать рабочие вопросы.
При организации офиса нового формата возникает вполне закономерная необходимость разработки новых правил и требований к сотрудникам, выполняющим свои обязанности в «удаленном» режиме либо в гибридном формате (дом + офис). Дело в том, что те процессы, что ранее работали в офисе, с высокой долей вероятности при взаимодействии по дистанционному принципу окажутся не столь эффективными.
Чтобы ничего важного не забыть, руководствуйтесь перечнем ниже.
Тщательной проработке рекомендуется подвергнуть следующие организационные моменты: рабочий график, систематичность выхода сотрудника на связь, ведение отчетности, позволяющей контролировать процесс. Кроме этого заранее следует определить, каким образом будет осуществляться измерение показателей эффективности труда.
На федеральном уровне (т.е. непосредственно в ТК РФ) понятие «удаленная работа» уже существует вполне официально. Поэтому при организации офиса будущего в соответствии с новыми правилами обязательно нужно брать в расчет требования актуального законодательства.
В новых реалиях дни и время работы отдельных сотрудников должны быть четко регламентированы. Иначе в определенные часы будет наблюдаться острый недостаток мест для работы, а в другие, напротив, избыток таковых. Не исключено также возникновение необходимости в дополнительных инвестициях для разработки системы бронирования отдельными специалистами мест для работы.
Важной обязанностью руководства является обозначение того, каким образом должны протекать встречи сотрудников, совещания, «мозговые штурмы» и прочие офисные активности. Обязательно нужно хотя бы примерно обрисовать, какой результат командной работы вообще требуется, а также как будет осуществляться распределение рабочих задач и вестись соответствующая отчетность.
Некоторым сотрудникам, выполняющим свою работу в удаленном режиме, может потребоваться дополнительное оборудование. Если, к примеру, одним вполне достаточно личного ноутбука, то для других руководству придется покупать компьютеры высокой мощности. К слову, в ТК РФ четко указано, что и в случае «удалёнки» организация рабочего пространства для специалиста является зоной ответственности работодателя.
При удаленной работе обеспечение должного уровня безопасности для важной информации внутреннего пользования становится задачей более трудной. Но, тем не менее, задача эта тоже вполне решаема. Например, путем проведения соответствующего инструктажа, подписания соглашений о конфиденциальности и т.д.
В ближайшее время наш
консультант свяжется с Вами.