Как грамотно экономить на аренде офиса?

Разумная оптимизация расходов на аренду офиса является актуальной для любой компании вне зависимости от того, какие именно времена переживает бизнес в настоящий момент: рост, стагнацию или спад. Грамотная экономия на аренде позволит высвободить ощутимые финансовые средства, которые можно пустить как на дополнительное увеличение темпов роста, так и на сохранение фирмы в трудные времена без сокращения штата и поддержания прибыльности на вполне приемлемом уровне.

Для начала давайте определим, что значит «грамотно экономить на аренде офиса?». Конечно, самый очевидный вариант – это переезд в бизнес-центр более низкого класса. Однако такое решение можно считать разумным далеко не всегда, поскольку вместе со снижением размера арендной платы (что, безусловно, плюс) возникнет масса серьезных неудобств (это, конечно же, огромный минус). Речь идет не только о падении качества рабочего пространства, но и о возможных проблемах с безопасностью, а также появлении дополнительных репутационных издержек. И, что самое критичное, следствием подобного решения может стать уход многих клиентов, которых подобный «новый уровень» организации не устраивает. А поскольку именно клиенты приносят в организацию деньги, то решение сэкономить путем бездумного переезда в офисное здание более низкого уровня и впрямь весьма сомнительное.

Более разумный вариант – это экономия на аренде без снижения уровня качества офисного помещения. Разве такое вообще возможно? Если придерживаться определенных принципов, то задача вполне реализуема.

Разделение на front- и back-офис, а также смена их локации

Такого способа разумной экономии придерживаются сегодня многие прогрессивные организации, поскольку отличается он высоким уровнем эффективности. Под фронт-офис, который является лицом организации, можно арендовать помещение поменьше, но обязательно в центральной части города. Если фирма изначально базировалась в бизнес-центре класса А, тогда подобную миграцию (при наличии свободных мест или желающих поменяться) целесообразнее всего провести в рамках данного здания. Это позволит избежать дополнительных транспортных расходов, которые обязательно будут в случае переезда в другую точку города.

Что касается бэк-офиса, то здесь без переезда в здание более низкого класса, скорее всего, обойтись не удастся. Впрочем, транспортные издержки окупят себя в самое ближайшее время за счет более низкой арендной платы.

Кстати, главное тут – не переусердствовать. Обязательным требованием к новому месту является, к примеру, транспортная доступность, которая важна как для партнеров, так и для сотрудников. Ухудшение условий труда тоже неприемлемо.

«Золотая средина» - это деловое здание на некотором удалении от центра города (именно поэтому аренда и дешевле), но при этом соответствующее современным стандартам качества организации рабочих мест.

Четкое понимание, какой офис для вас лучше: с финишной отделкой или без?

Однозначно сказать, что лучше - аренда офиса с отделкой или, напротив, без таковой – нельзя. Везде следует исходить из частной ситуации, т.е. насколько предлагаемый отделанный офис соответствует потребностям бизнеса, а также есть ли возможность подождать окончания ремонта в офисном помещении и выделить средства на отделочные нужды.

Если обратиться к наиболее популярным решениям данного вопроса, то многие компании предпочитают уровень отделки shell & core, подразумевающий наличие бетонной стяжки, стеклопакетов, подведенных вертикальных коммуникаций (кондиционирование, вентиляция) и отопления. Т.е. всего, что нужно для практически любой офисной деятельности вне зависимости от профиля. А уж далее делается индивидуальная чистовая отделка в зависимости от частных потребностей и бюджета.

Оптимизация планировки

В ходе многочисленных наблюдений было выяснено, что грамотно разработанная и реализованная планировка дает снижение расходов организации примерно на 25-30% в год. Доля корпоративного бюджета, как видите, немалая. В связи с этим уделять должное внимание планированию рабочих, общественных и переговорных зон действительно стоит.

Наиболее гибким вариантом для осуществления зонирования является офис формата open space, т.е. «открытое пространство». Его можно «раскроить» так, как нужно конкретно вашей организации. А еще это самый верный способ разметить многочисленный трудовой коллектив на минимально возможной площади при обеспечении вполне нормального уровня комфорта для каждого.

Еще одним прогрессивным решением является практика незакрепленных рабочих мест. Что она дает? Для сотрудников – ощущение простора. Для руководства – заметную экономию средств, поскольку нередко подобные пространства выполняются в виде длинного рабочего стола, рассчитанного на несколько сотрудников, и при этом лишенного каких-либо тумбочек для хранения личных вещей. Тут закономерность вполне ясна: меньше мебели – меньше расходов!