Организация кофе-брейка в бизнес-центре: мощный инструмент для развития любого бизнеса

Распространенное мнение о том, что кофе-брейки на работе – это пустая трата времени, по факту не слишком соответствует действительности. Многочисленные исследования показали, что если перерыв на чашечку кофе является кратковременным и не ставит перед собой задачу «убить как можно больше ценных минут», подобное занятие способно обеспечить благоприятные условия для развития любого бизнеса.

Доказано, что перерывы на кофе часто выступают в роли одного из важнейших факторов личного и социального благосостояния в тех ситуациях, когда уровень эмоционального напряжения выше среднего. А с учетом того, что стрессовые ситуации на работе – это далеко не редкость, кофе-брейк имеет все шансы стать неотъемлемой (хоть и негласной) составляющей корпоративной культуры.

Плюсы кофе-брейка для сотрудников

Когда речь заходит о корпоративной культуре, в первую очередь имеются в виду именно работники. То есть те, кто в этой самой культуре находится почти ежедневно, а не время от времени или вовсе одноразово.

Во-первых, кофе-брейк на работе – это отличный способ восстановить эмоциональные и физические силы. Очевидно, что работать в режиме «non-stop» с высокой отдачей не в состоянии ни один человек. Накопление в течение рабочего дня усталости – это вполне естественная реакция организма. Если сделать короткую паузу на кофе, это, с одной стороны, поможет перевести дух и получить заряд бодрости, а, с другой, не позволит сотруднику утратить рабочий настрой, поскольку время на чашечку бодрящего напитка все же очень ограничено.

Во-вторых, кофе-брейк создает благоприятные условия для неформального общения между сотрудниками. Пожалуй, это как раз-таки наиважнейший положительный момент кофе-брейка, который многими работодателями часто совершенно упускается из вида. А вместе с тем во время совместного кофепития между работниками формируются доверительные отношения, и они чувствуют себя одной командой с общими интересами.

В-третьих, во время кофе-брейка можно не только отдыхать, но и обмениваться рабочими идеями. Таким образом получается идеальный тандем, что называется, приятного с полезным. В некоторой степени такое общение может быть приравнено к тимбилдингу, о чем, разумеется, забоится каждая уважающая себя организация. А если прибавить сюда доверительные отношения, которые уже успели сформироваться между коллегами, тогда кофе-пауза и вовсе приобретает определённый терапевтический эффект. Речь идет о возможности избавиться от стрессового состояния, выплеснуть негативные эмоции, а также ликвидировать чувство раздраженности. Звучит все это, возможно, как некое волшебство, но оно реально работает.

Плюсы кофе-брейка для работодателей

Выгоды от кофе-брейка для владельца бизнеса, по сути, являются продолжением сказанного выше. Когда между сотрудниками происходит обсуждение рабочих вопросов в неформальной обстановке, нередко это перерастает в настоящий brainstorm либо обмен опытом. А это для развития любой фирмы очень хорошо как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

Когда известно про такую огромную пользу кофе-брейка для развития бизнеса, совершенно не удивляет тот факт, что множество руководителей организовывают для персонала комфортные зоны отдыха, где есть возможность немного отвлечься и сменить обстановку. Плюс к этому, когда сотрудник находится вне стрессового состояния и спокоен в принципе, уровень его креативности и продуктивности существенно возрастает. Как результат, степень удовлетворенности работника собственными достижениями, а заодно желание достигать на трудовом поприще новых высот тоже увеличиваются многократно.

Безусловно, от правильности организации кофе-брейка профессиональная продуктивность сотрудника зависит напрямую. Вероятность получения пользы для бизнеса от таких пауз на чашечку бодрящего напитка намного выше, если они короткие, но регулярные. А если еще такие минуты свободны от звонков и мелких офисных дел, тогда работник и вовсе может рассчитывать на полноценную перезагрузку. Это значит, что возврат к работе происходит в состоянии возросшей концентрации и мотивации.

Проведенные исследования доказали, что организация таких кратковременных перерывов является более эффективной по сравнению с традиционной схемой, когда сотрудник находится на рабочем месте весь день, полностью «выключаясь» исключительно на обеденный перерыв. Хотя обед – это «святое», и его, конечно же, никто не отменял!

Плюсы кофе-брейка для деловых встреч

Сделать паузу на кофе – это практически уже ритуал во время различных бизнес-мероприятий: конференций, симпозиумов, переговоров, совещаний и т.д. Естественно, правильная организация такой паузы не менее важна, чем самого делового мероприятия, поскольку это позволяет участниками немного расслабиться и получить удовольствие от общения в сравнительно неформальной обстановке.

Для деловой кофе-паузы существуют определённые правила, учитывать которые нужно обязательно. Касаются они, главным образом, места проведения, порядка обслуживания, сервировки, а также предлагаемого гостям меню.

Так, например, проводится кофе-брейк в строго отведённое время, т.е. в перерывы между обсуждениями бизнес-вопросов в рамках конференции или совещания. Накрывать стол с напитками и различными закусками допускается либо непосредственно в конференц-зале, либо в специально отведенном для этого помещении.

Цели кофе-брейка на официальных деловых мероприятиях

Не секрет, что во время деловых мероприятий участникам необходимо поглощать и обрабатывать значительный объем информации. При этом длительное нахождение в сидячем положении достаточно быстро приводит к истощению организма, упадку сил и падению уровня концентрации.

Главная роль кофе-брейка в такой ситуации состоит в том, чтобы помочь участникам мероприятия отвлечься и взбодриться. Кроме этого во время такой паузы создаются благоприятные условия для того, чтобы осознать полученную информацию и пообщаться с другими участниками делового мероприятия.

Планирование кофе-брейка

Первым делом следует учесть общее число участников, их статус, а также продолжительность события. Как правило, на кофе-брейк выделяется не более 40 минут. На выбор гостям помимо кофе предлагается чай, соки и легкие закуски.

Следующим этапом идет подбор наилучшего места для организации кофе-брейка. Если число гостей сравнительно небольшое, разумным решением станет выделение в помещении, где проходит событие, отдельной зоны. Что касается ситуации, когда количество участников больше 15-ти, оптимальный вариант – это отдельная комната.

Кофе-брейк и деловой этикет

Правила для кофе-брейка в рамках делового мероприятия довольно обширны. Так, например, время для такого делового «перекуса» зачастую строго регламентировано:

• оптимальная продолжительность: от 15 до 40 минут (этого достаточно, чтобы немного отдохнуть, но при этом совершенно не хватит на полное расслабление и, соответственно, потерю делового настроя),
• рекомендуемые интервалы между кофе-брейками: каждые 2,5-3 часа (при длительных мероприятиях общее количество таких пауз может легко доходить до 3-х или даже 4-х),
• подходящее время для первого кофе-брейка в рамках мероприятия: начало события (так называемый «приветственный кофе»),
• подходящее время для последнего кофе-брейка (фуршета) в рамках мероприятия: по завершении события.

Поскольку кофе-пауза предполагает общение между участниками, какие-либо дополнительные развлечения, музыка или телевизор являются совершенно неуместными. Наряду с чаем, кофе и другими напитками гостям рекомендуется предложить легкие закуски в ассортименте (например, сэндвичи, канапе, выпечку сладкую и несладкую).

Разумеется, забирать с собой закуски в конференц-зал ни в коем случае нельзя, поскольку это грубое нарушение делового этикета и, соответственно, проявление неуважения к другим участникам делового события.

Также следует учитывать, что выбор формата проведения кофе-брейка должен также исходить из статуса гостей, а также типа и уровня мероприятия. Наиболее универсальным вариантом для семинаров и переговоров является самообслуживание, поскольку в этом процессе люди начинают чувствовать себя более легко и неформально. Но если речь идет о встрече международного уровня при участии высокопоставленных лиц, тогда кофе-брейк должен организовываться с высочайшим уровнем сервиса и сильно походить на элитный банкет.

Нюансы организации кофе-брейка

В перечень важнейших организационных моментов входит также меню и сервировка. В плане выбора продуктов закономерность следующая: чем выше статус приглашенных гостей, тем, соответственно, дороже должны быть все компоненты предлагаемого меню.

Вместе с тем необходимо учитывать, что организовывается именно перекус, а не полноценный обед. Поэтому внимание напиткам должно уделяться особое. Причем как в плане качества, так и в плане количества.

На деловых собраниях, участниками которых являются руководители предприятий и другие высокопоставленные лица, чай и кофе должны быть натуральными. А чтобы напиток, дожидающийся гостей, не остыл, разумно использовать ресторанные термосы.

Посуда выбирается опять же в зависимости от уровня события. Также уместно будет учесть национальность гостей, если мероприятие проходит в международном формате.

Чтобы этот момент стал более понятным, приведем конкретную практику. Например, для европейцев наивысшую степень важности зачастую имеет гигиена. Поэтому здесь самое разумное решение – это одноразовые тарелки, а также столовые приборы в индивидуальных упаковках.

А вот на территории России взгляды на этот вопрос совершенно иные. Одноразовую посуду наши соотечественники (в том числе высокого ранга) воспринимают как попытку организатора мероприятия сэкономить буквально на всем. Поэтому здесь, чтобы «не ударить лицом в грязь», лучше предпочесть качественную посуду из фарфора, стекла либо хрусталя.

Если мероприятие относительно крупное, есть смысл нанять бариста и кофе-леди. В их обязанности входит приготовление и подача напитков.

Разновидности меню для кофе-брейка

Выбор того или иного варианта меню тоже зависит от типа и уровня мероприятия. Иными словами, для семинара перечень напитков и закусок будет один, для международных конференций – другой, а для деловых переговоров – третий.

Отличия обычно состоят в доступных гостям разновидностях напитков и числе позиций в меню. Если говорить про базовый вариант, он состоит из кофе/чая, а также сладкой выпечки. Когда же присутствуют гости высокого статуса, меню дополняется соками, минеральной водой и холодными закусками в ассортименте.

Базовое меню кофе-брейка

Здесь все самое основное, т.е. без изысков. Рекомендуемые составляющие меню – это кофе (в том числе, растворимый), пакетированный чай (зеленый, черный), лимон, сливки, сахар. В качестве дополнения к напиткам подойдет сладкая выпечка (печенье шоколадное и песочное, маффины, кексы и т.д.).

Эконом-меню кофе-брейка

По сути, это вариация на тему базового меню, которую, тем не менее, принято выделять в отдельную категорию. А раз так, то не будем отступать от традиций.

Итак, наряду с кофе и чаем в таком меню зачастую присутствуют пакетированные соки из ягод и фруктов. В качестве закусок гостям предлагается выпечка, конфеты, а также канапе с различной начинкой (сыром, ветчиной, огурцом, виноградом, паштетом и т.д.).

Традиционное меню кофе-брейка

Такой вариант является наиболее целесообразным при организации важных деловых переговоров или конференций. В отличие от бюджетных решений (т.е. базовых и категории «эконом») предпочтения в данном случае отдаются блюдам более сытным. В традиционное меню зачастую включаются сэндвичи с самыми различными начинками (буженина, курица, салями, лист салата и т.д.). Плюс к этому гостям предлагается, как минимум, 2-3 вида сыра.

Из напитков должен обязательно присутствовать качественный зерновой кофе, пакетированный чай в ассортименте, соки, а также вода газированная и негазированная. Роль десерта выполняют фрукты, конфеты, круассаны.

Премиальное меню кофе-брейка

Слово «премиум» в названии этой категории меню однозначно указывает на то, что в мероприятии принимают участие VIP-персоны. Поскольку здесь даже малейшая ошибка может стоить организаторам утраты безупречной репутации, которая долго и упорно формировалась на протяжении длительного времени, подходить к организации кофе-брейка такого высокого уровня нужно с предельной тщательностью.

Достаточно частой практикой тут является наём опытных сотрудников кейтеринговых компаний. Благодаря их профессиональным усилиям кофе-брейк превращается в настоящий мини-банкет, где все продумано буквально до мелочей и в полной мере соответствует высокому статусу проводимого делового мероприятия.

Позиций в меню кофе-брейка премиум-класса может наличествовать очень много. Вот лишь самые распространенные из них:

• натуральный кофе,
• чай (зеленый и черный),
• соки (свежевыжатые);
• морсы, лимонады из свежих ягод и фруктов,
• газированная и негазированная вода в стеклянных бутылках,
• сэндвичи (мясные и овощные),
• тарталетки с различными начинками (сыр, икра, креветки и т.д.),
• фрукты и сыры на шпажках,
• канапе с разнообразными начинками.

Плюс к этому гостям можно предложить маленькие пирожки, различные виды выпечки (к примеру, профитроли, шарлотку, штрудель), мини-пирожные, шоколадный мусс. Бонусом к напиткам стоит предусмотреть такие альтернативы сахара, как сахарозаменитель, джем и натуральный мёд.

Алкогольное меню кофе-брейка

Включение в кофе-брейк горячительных напитков уместно только в рамках полуофициальных встреч либо по завершении события. Здесь наряду со стандартным набором блюд принято подавать столовые вина и горячие закуски.

Выводы

Грамотно организованный кофе-брейк позволяет повысить рабочую продуктивность сотрудников компании, а также поспособствовать проведению деловых мероприятий самого различного формата с достижением планируемого результата как в плане имиджа, так и в финансовом выражении. Как следствие, бизнес развивается еще успешнее и динамичнее, существенно повышая собственную конкурентоспособность.