Как понять, что вам точно нужен офис?

Этот вопрос имеет актуальность, прежде всего, для начинающих предпринимателей. Бюджет в таких условиях зачастую очень ограничен, а потому перед принятием решения относительно аренды (и уж тем более покупки) офиса нужно основательно взвесить все «за» и «против».

А что, собственно, вас не устраивает сейчас?

Постарайтесь объективно оценить условия, в которых вы работаете на данный момент. Чем они вас полностью устраивают, а чем нет? А вдруг ответ на этот вопрос окажется таким, что отпадут все прочие вопросы по типу «где искать новый офис?», «какой лучше выбрать?», «как на этом можно разумно сэкономить» и т.д.?

Проще говоря, самый разумный подход – это решать вопросы по мере их поступления. Допустим, в настоящее время вы работаете и руководите своим бизнесом из дома. Если у вас малый штат сотрудников, и они прекрасно выполняют свои обязанности в удалённом режиме, такой способ построения рабочего процесса можно вполне основательно назвать удобным и выгодным.

Другое дело, что работа из дома нередко имеет «обратную сторону» как для предпринимателя, так и для сотрудников. Речь идет о том, что домашние дела могут серьезным образом отвлекать. Особенно когда в помещении есть дети, питомцы или даже взрослые, которые постоянно оказываются рядом.

Контролировать работу удаленных сотрудников тоже крайне сложно. А что касается проведения реальных переговоров с клиентами и партнерами, то даже в идеальных домашних условиях эффективное выполнение такой задачи оказывается, как правило, под большим вопросом.

А что, если встретиться с клиентом на нейтральной территории? Например, в кафе или ресторане? На самом деле атмосфера заведений, где люди отдыхают и развлекаются, вряд ли может сопутствовать успешным переговорам.

Как насчет промежуточных решений?

В настоящее время широко востребованы компромиссные варианты между работой из дома и арендой офисного помещения.

Первое решение, которое может стать для вас удачным – это коворкинг. Его часто выбирают представители творческих профессий, фрилансеры и, разумеется, начинающие предприниматели. Иными словами, это специалисты, которые работают в одиночку либо малыми группами. Таким людям арендовать отдельное офисное пространство часто нет необходимости, но вот за оборудованным местом работать очень бы хотелось.

Главные преимущества коворкинга заключаются в существенной экономии сил и денежных средств. При такой аренде готового рабочего места автоматически отпадает необходимость приобретать мебель, бытовую и оргтехнику, заниматься проведением телефонных линий, подключением провайдеров и т.д.

Конечно, при наличии солидной прибыли, а также сформировавшемся штате хотя бы из нескольких сотрудников, все эти вложения сил и денежных средств окупят себя в самой ближайшей перспективе. Но вот для начинающего предпринимателя и уж тем более одинокого фрилансера подобное может оказаться, как минимум, нецелесообразным и, как максимум, неподъёмным в принципе.

Кстати, подобные «рабочие коммуналки» (а именно так можно перевести на русский язык слово «коворкинг») порой являются крайне полезными площадками для того, чтобы заводить новые полезные знакомства и поддерживать деловые связи. Также не исключено, что нужные вам специалисты окажутся в прямом смысле за соседним столом.

Другой вариант – это виртуальный офис, который, правда, по сравнению с коворкингом получил заметно меньшее распространение. У такого решения есть все атрибуты реального офиса: юридический адрес, номер телефона, почта, факс. Отвечать на звонки будет секретарь, а корреспонденция и бухгалтерская документация будут отправляться с юридического адреса на фактический.

Часто у предпринимателя также имеется возможность посетить такой виртуальный офис с целью проведения встречи с клиентом или сотрудниками. Такой вариант удобен также в том случае, когда планируется открытие филиала вашей организации в другом городе либо есть потребность в получении престижного адреса в деловом центре класса А. При этом постоянное нахождение в этом офисе не предусмотрено.

Третий компромиссный вариант – это офис на час. Такое решение оптимально для проведения редких встреч с клиентами и сотрудниками. Чаще всего данный вариант выглядит как аренда полностью оснащенных переговорных комнат.

Когда аренда офиса является единственным целесообразным вариантом?

Если вас не устраивает ни один из перечисленных выше вариантов, значит свой постоянный офис вам, скорее всего, действительно нужен. Однако давайте не будем торопиться с выводами и рассмотрим ключевые достоинства отдельного офисного пространства, в котором находитесь постоянно только вы и ваши сотрудники:

• Когда участники рабочего процесса находятся в одном помещении, решение любого насущного вопроса ускоряется в разы.
• Факт наличия собственного обустроенного офиса придает вашему бизнесу значительную долю привлекательности для клиента, поскольку это указывает на успешность функционирования организации.
• Аренда офиса в бизнес-центре позволяет легко получить юридический адрес, что в большинстве других вариантов является более сложным и затратным.
• Собственный офис вы можете зонировать так, как считаете нужным, обеспечивая рабочие и бытовые площади всеми необходимыми удобствами.
• Нет необходимости заниматься уборкой помещений самостоятельно, поскольку эти услуги зачастую предоставляет сам бизнес-центр.

Указанный список преимуществ, конечно же, неполный. Это лишь основные достоинства, помимо которых есть также частные, которые тоже являются довольно значимыми. Так что если все эти плюсы для вас важны, тогда аренда офиса в бизнес-центре – это действительно самое целесообразное решение.