5 советов для проведения совещаний в гибридном формате

По прогнозам экспертов в обозримом будущем совмещать локальную и удаленную работу будут примерно 9 из 10 компании. Это значит, что такая новая модель внесет кардинальные изменения во встречу и взаимодействие коллег.

Особую важность для руководителя организации любых масштабов и с различным временем нахождения на рынке (будь то крупная корпорация либо стартап) приобретает создание инклюзивной и продуктивной среды. Назначение последней состоит в создании благоприятных условий для развития потенциала каждого отдельно взятого сотрудника.

Ниже приведены 5 советов по организации совещаний в гибридном формате, т.е. когда одна часть сотрудников находится в офисе, а другая работает в удаленном режиме. Данные советы уже успели доказать свою эффективность на практике, так что можно их смело брать и применять, делая поправку на индивидуальную корпоративную культуру.

Совет №1: Попросите каждого участника совещания использовать свой компьютер

Виртуальным мероприятие может считаться даже в том случае, если удаленно в совещании участвует только один человек, а остальные вместе находятся в конференц-зале. И в такой обстановке крайне важно обеспечить для каждого равные возможности.

Как это сделать? Элементарно: необходимо всех участников совещания попросить принести с собой ноутбуки и обязательно включить веб-камеры.

Конечно, для людей, которые сидят в одной комнате, подобное поведение может показаться нелогичным. Однако такая практика гарантирует, что все на вызове будут представлены одинаково. При этом онлайн-участникам станет существенно проще ориентироваться.

При использовании такой тактики следует также попросить людей, находящихся в одном зале, чтобы они выключили звук. Иначе появится эхо, которое будет все портить. Необходимо договориться и о том, кто именно из присутствующих станет делиться звуком со своего ноутбука.

Совет №2: Вовлекайте дистанционных участников в первую очередь

В ситуации, когда коллеги собираются в конференц-зале, вероятность забыть про тех, кто подключен удаленно, довольно высока. Виной этому особенности человеческого мозга. Дело в том, что люди, видимые во всех трех измерениях, воспринимаются им более реальными. А те, что на экране, как что-то ненастоящее и по сути своей второстепенное.

В самом начале совещания нужно обязательно поприветствовать онлайн участников. Вроде бы такой жест вежливости довольно мал, но по факту является очень значимым.

Когда аудитория собралась довольно большая, есть смысл провести мини-опрос на тему, откуда именно подключаются участники, после чего предоставить на всеобщее обозрение полученные в виде облака слов результаты.

Данный способ уже многократно доказал свою действенность. И, кстати, все больше компаний, переходящих на гибридный тип организации рабочего процесса, берут его сегодня для налаживания эффективной внутрикорпоративной коммуникации.

Также есть другой отличный прием: каждый раз, когда поднимается определенный вопрос (главным образом, открытый), первым делом следует спросить мнение у коллег, находящихся на удаленке. Так последние будут ощущать свою значимость и за счет этого будут в наибольшей степени включены в разговор.

Кроме этого нужно следить за тем, чтобы участники обязательно включали микрофон, а также обращать внимание на сигналы иного толка. Так, например, если человек включает микрофон, он точно хочет высказаться. Поэтому просто предоставьте ему слово.

Совет №3: Используйте эмоджи для сбора обратной связи

Эмоционально-физическая обратная связь во время виртуальных и гибридных совещаний по объективным причинам находится в большом дефиците. При таком формате считываемость реакции на лицах участников, а также языка тела является довольно затруднительным.

Решить эту проблему можно при помощи эмоджи. Благо, на большинстве видеоплатформ данная возможность предусмотрена.

Посредством эмоджи можно получить мгновенную обратную связь. Особенно это хорошо для закрытых вопросов. Допустим: «Кто согласен с решением, поставьте большой палец вверх. А кто не согласен - вниз».

При обсуждении командных достижений эмоджи тоже уместны. Например: «Наш успех точно заслуживает виртуальных аплодисментов». И далее в интернет-пространстве можно устроить настоящую овацию.

Совет №4: Применяйте живые опросы для того, чтобы обсуждение получило большую инклюзивность и продуктивность

Самый верный способ узнать, что все участники думают на самом деле – это провести живой опрос. Например: «Оцените по 5-бальной шкале то, насколько вы считаете верным принятое решение».

Тут следует заметить, что когда спрашивается личное мнение, это вдохновляет каждого участника. Однако, важно не только собрать различные точки зрения, но и провести затем коллективное обсуждение полученных результатов.

Как это реализовать? Пример: «По итогам видно, что большинство сотрудников поставило оценку «5». Кто хочет поделиться своим мнением о том, почему новой инициативе он поставил именно такой максимально возможный балл?».

Противоположное мнение тоже, естественно важно. Поэтому далее следует предоставить слово тем, кто поставил низкие оценки. И после всем остальным.

Именно последующее обсуждение и предоставление слова всем, кто этого хочет, представляет собой наиболее ценную часть.

Совет №5: Ответы на вопросы следует давать в течение всего совещания

Традиционно вопросы задаются в самом конце мероприятия. Однако для проведения встреч в режиме онлайн данная практика не слишком подходит.

Намного продуктивнее, когда участники имеют возможность задавать (размещать) вопросы на протяжении всего совещания. Желательно, чтобы за поступающими вопросами следил отдельный человек, который будет давать ответы каждый раз, когда руководитель или выступающий завершают свой раздел.

Важнейший плюс такого подхода состоит в том, что обсуждение происходит как раз тогда, когда контекст еще сохраняет свою актуальность. Это позволяет сразу же устранить какие-либо неясности и повысить тем самым ценность самого процесса обсуждения.

В заключение следует сказать, что равность условий для тех, кто находится в офисе, и тех, кто работает в режиме удаленки – это ключевой момент при налаживании эффективной коммуникации в гибридном формате. Только так можно рассчитывать на полную вовлеченность каждого участника и получение по-настоящему ценной обратной связи.