Тайм-менеджмент для офисных сотрудников

Поскольку офисные сотрудники далеко не всегда стремятся расходовать рабочие часы разумно, данный вопрос следует взять под свой контроль именно руководителю. Ниже рассмотрены проверенные методы и стратегии тайм-менеджмента, которые позволят управлять рабочим временем специалистов с наибольшей эффективностью.

Что такое «тайм-менеджмент» и зачем он нужен?

В переводе с английского языка «time management» как раз и означает «управление временем» путем использования определенного комплекса специальных инструментов и техник. В результате сотрудники начинают успевать за свой рабочий день выполнить намного больше рабочих задач без ущерба для качества и эффективности.

К слову, рабочее время брать под контроль нужно обязательно. Просто потому, что бесконтрольное время равносильно времени, растраченному впустую.

Для наглядности приведем немного статистики, согласно которой типичный сотрудник офиса демонстрирует трудовую эффективность не более 3-х часов в течение рабочего дня. Это значит, что большая часть трудового времени тратится на что-то постороннее, то есть совершенно нецелевое.

Более глубокие исследования показали, что в течение часа среднестатистический офисный работник отвлекается около 7 раз по 5 минут. Умножаем 7 на 5 – и получаем 35 минут. Следовательно, в масштабах стандартного 8-часового рабочего дня на ничегонеделание сотрудником расходуется более 4-х часов.

На что же уходят эти пятиминутки? Тут все вполне жизненно и прозаично: болтовня с коллегами на отвлеченные темы, длительные кофе- и чаепития, перекуры, а также «зависание» в мессенджерах и соц.сетях. Более того, свыше 70% работников находятся в состоянии прокрастинации, применяя корпоративную технику.

Что делать с потерями трудового времени?

Заметим сразу, что политика «завинчивания гаек» в данном случае - решение не слишком удачное. Да, работников можно попугать штрафами и прочими санкциями, но в конечном итоге приведет это к скорой утрате и без того «хромающей» трудовой мотивации и понижению градуса лояльности к руководству и компании в целом.

Как гласят законы физики, сила действия всегда равна силе противодействия: чем сильнее первая, тем сильнее вторая. Применительно к офису подобная закономерность может быть истолкована следующим образом: чем жестче контроль со стороны руководства, тем более изощренные способы обхода существующих ограничений придумывают сотрудники.

В общем, если уж и браться за внедрение принципов тайм-менеджмента в корпоративную культуру, то реализовывать это следует мягко и планомерно. Так вы намного легче, проще и безболезненно достигните всех ключевых целей:

• систематизация постановки задач,
• отслеживание дедлайнов,
• грамотная расстановка приоритетов,
• повышение продуктивности,
• сокращение затрат времени и сил,
• выстраивание системы мотивации.

Какие методы и стратегии предлагает современный тайм-менеджмент?

Эффективных способов управления временем существует сегодня немало. Однако в основе каждого из них лежит 3 базовых принципа:

• приоритезация,
• планирование,
• структурирование.

В основе принципа приоритезации лежит истина о том, что в определенный временной промежуток возможно выполнение ограниченного числа задач. Поэтому фокус своего внимания следует направлять на те из них, что являются более срочными. А если сходу выделить таковые из общей массы затруднительно, тогда рекомендуется применить так называемую «матрицу Эйзенхауэра», когда все текущие задачи распределяются на 4 категории:

1. срочные и важные,
2. срочные, но неважные,
3. несрочные, но важные,
4. несрочные и неважные.

Первым делом следует приступать к выполнению задач из первой категории. Второй категории следует отвести большую часть трудового времени. Дела из третьей категории рекомендуется по возможности делегировать. Что касается задач из четвёртой категории, от них можно попросту отказаться.

Следующий основополагающий принцип тайм-менеджмента – это планирование. Здесь необходимо иметь точное представление о сроках, в которые задача должна быть выполнена, а также о том, сколько времени реально уйдет. При этом подобный четкий план следует не держать в голове, а зафиксировать в электронном либо бумажном виде. Благо, способов для этого существует множество: начиная от классического датированного ежедневника и заканчивая электронными планировщиками и системами управления проектами.

И, наконец, важнейший принцип тайм-менеджмента номер три носит название «структурирование». Все тщательно запланировать – это только полдела. Другая половина дела – это отслеживать выполнение запланированного. Если этого не сделать, дело так и не сдвинется с мёртвой точки, либо дедлайны будут гореть ярко, жарко и постоянно.

Современные стратегии и методики тайм-менеджмента по сути своей являются универсальными, то есть одинаково эффективны как в личном использовании, так и в результате интеграции в корпоративную культуру. Тут главное – это подобрать для офисного коллектива наиболее целесообразную комбинацию.

Какие методы тайм-менеджмента наиболее эффективны?

Как показала многочисленная практика, наибольшая эффективность достигается в результате применения следующих приемов и принципов:

• «Едим слона по кусочкам». Крупную и сложную бизнес-цель рекомендуется разбивать на последовательность более простых и легких задач, часть которых можно делегировать. Как известно, работа в большом объеме может здорово напугать и, как следствие, отбить всякую охоту ее выполнять. А вот если разделить этого огромного «слона» на «кусочки», «съесть» его становится намного проще.
• «Ставим четкие дедлайны». Все, для чего не указан конечный срок, может быть исполнено когда угодно или не исполнено вообще. Следовательно, должно быть четкое представление о том, к какой дате или часу необходимо решить поставленную задачу. В зависимости от загруженности эту границу можно двигать, но быть она обязательно должна.
• «Лягушку съедаем на завтрак». Речь идет о самой сложной и неприятной задаче, которую лучше всего сделать прямо с утра, когда вы еще бодры, полны сил, энергии и трудового энтузиазма. Раздражающее дело, выполненное с утра – это гарантия того, что мысль о нем не будет вас терзать в течение остатка рабочего дня.
• «Концентрируемся только на одной задаче». В каждый момент времени приоритет может быть только один. И здесь крайне важно на все 100% быть именно в этом самом моменте. Научно выявлена следующая закономерность: чем чаще работник переключается с одной задачи на другую, тем ниже итоговая продуктивность. Отвлеклись всего на 2-3 минуты? Значит, мозг затребует в 2 (а то и в 3!) раза больше времени на возращение к тому делу, которое было прервано. В общем, не распыляйтесь, а, напротив, концентрируйтесь на чем-то одном.
• «Измеряем время». Обязательно фиксируйте то, на что тратятся в течение рабочего дня драгоценные часы и минуты. Подобная практика хронометража позволяет максимально быстро и просто понять, почему, к примеру, вы весь день были вроде как загружены, но из списка дел даже особо и вычеркнуть нечего. А если вы это поняли, то исправить такое положение дел труда не составит.

Какими инструментами можно легко управлять рабочим временем в офисе?

Следует заметить, что практики тайм-менеджмента интегрированы в трудовую сферу (в том числе для людей офисных профессий) уже довольно давно. При этом по мере ускорения темпа жизни ценность навыка грамотно управлять временем только возрастает.

Понятное дело, что практика тайм-менеджмента на месте не стоит, а уверенно шагает в ногу с новыми технологиями. Вследствие этого используются сегодня и классические инструменты, и новые, электронные.

Ниже рассмотрим самые распространенные из них:

• Пропускные системы. Главная их задача состоит в соблюдении трудовой дисциплины, без которой, кстати говоря, никакие инструменты тайм-менеджмента эффективно работать не будут. По статистике вовремя на работу является только половина сотрудников офиса, а другая, в свою очередь, где-то задерживается по причинам самым разным. И если этот вопрос не решить, вся конструкция управления временем будет каждый раз рушиться еще в самом начале рабочего дня.
• Онлайн-календари. Это специальные виртуальные сервисы, которые помогают скоординировать выполнение офисным коллективом поставленных задач. С помощью таких сервисов можно, в частности, распределить на день комнаты для переговоров и конференц-залы, назначить совещания и встречи, а также создать иные графики активностей на территории офиса, чтобы в итоге пространства и прочих ресурсов хватило каждому.
• Чек-листы. Это самый простой метод, позволяющий держать все актуальные задачи в поле зрения. Чек-лист можно создавать на день, неделю и более длительные периоды времени.
• Планировщики. По сути, это расширенная вариация чек-листа в онлайн-формате. С помощью виртуального планировщика можно легко и удобно расставлять задачи по дням недели, отслеживать дедлайны и при необходимости переносить строки.
• Системы управления проектами. Это отличные помощники в деле постановки целей, распределения обязанностей среди сотрудников, а также отслеживания как дедлайнов, так и промежуточных результатов.
• Тайм-трекеры. Такие программы позволяют вести учет временных затрат на выполнение определённых задач. В результате появляется четкое понимание, какого количества усилий со стороны сотрудника достаточно для получения качественного результата.
• Таймеры. Их задача состоит в том, что отмерять временной интервал для выполнения определённой задачи.
• Системы мониторинга рабочего времени. Данная разновидность программ является наиболее всеобъемлющей. В ней не только удачно скомбинирован функционал всех вышеуказанных вариантов, но и реализована возможность четкого и гибкого управления временем работников. Плюс к этому нет необходимости в подборе определенного инструментария частями и, как следствие, в загрузке информационной системы целым паком соответствующего ПО.