Как создать современный эффективный офис: 10 советов

Понятие «идеальный офис» у каждого свое. Причем на представления о безупречном рабочем пространстве оказывают влияние факторы как субъективные (личные предпочтения руководства), так и объективные (особенности сферы деятельности, общепринятые нормы делового этикета, вынужденное соответствие массовым стереотипам и т.д.).

Кстати, а какие вообще существуют плюсы от превращения унылого помещения в современное офисное пространство с высокими показателями функциональности и комфорта? Если говорить в целом, выгоды здесь наличествуют обоюдные: и для руководителей, и для сотрудников. Первые экономят средства и получают лучшие результаты, а вторые, в свою очередь, имеют вполне конкретный стимул работать все лучше и лучше, чтобы задержаться в такой шикарной рабочей обстановке как можно дольше.

Ниже вашему вниманию предлагается 10 рекомендаций универсального плана, т.е. подходящих для подавляющего большинства ситуаций. Все они проверены на практике и в полной мере соответствуют последним тенденциям. Просто берите их и используйте в любых требуемых комбинациях.

1. Персонифицированный доступ

Почему ключи и карточки многими ведущим организациями различных отраслей сегодня пренебрежительно именуются не иначе как «вчерашний день»? Все просто: такие вещи, обеспечивающие доступ сотрудника к офисному пространству, нередко забываются, ломаются или вовсе теряются. При этом нашедший карточку/ключ автоматически получает доступ к офису.

Оптимальное решение – это система входа по отпечатку пальца, для чего устанавливается соответствующее оборудование. Если говорить про рынок смартфонов, то здесь принцип сканирования отпечатков пальцев уже успел превратиться из ультрамодной новинки в норму. Так почему бы не внедрить подобную полезную инновацию в рабочий процесс?

Трудно не согласиться с тем, что забыть палец дома (подобно ключу либо карточке) сотрудник вряд ли сможет. При этом траты на изготовление дополнительных атрибутов для доступа в данном случае отсутствуют.

2. Кофе-машина в аренду

Без кофе жизнь современного офиса представить практически невозможно. Это и способ проснуться, и возможность взбодриться, и даже целый ритуал, если хотите. По статистике неравнодушие к данному напитку демонстрирует, как минимум, 80% офисных сотрудников. Да и переговоры с клиентами за чашечкой кофе протекают намного приятнее для обеих сторон.

Вывод прост: кофе-машина в офисе нужна и быть должна! Однако, намного рациональнее не покупать ее, а брать в аренду. И на это есть три причины. Во-первых, многие фирмы, у которых можно заказать кофейные зерна, нередко предоставляют кофе-машину в пользование совершенно бесплатно. Во-вторых, если аппарат сломается, то вам в минимальные сроки привезут другой, рабочий. В-третьих, если численность коллектива возрастет, можно попросить поставщика зерен сменить кофе-машину на более производительную. При этом никаких доплат за подобные усовершенствования не потребуется.

3. Польза МФУ

Принтер, сканер, копир, факс – все эти классические атрибуты офиса, занимающие значительное пространство, сегодня активно вытесняются компактными МФУ (многофункциональными устройствами). И причины на то вполне понятны.

Так, например, данное устройство поддерживает и беспроводную печать, и печать с различных мобильных устройств. При этом занимает оно совсем немного места, тихо и эффективно выполняя все необходимые функции.

При выборе МФУ следует руководствоваться 3-мя простыми правилами:

• исходить из частных потребностей офиса,
• отдавать предпочтение новым устройствам с гарантией,
• не впадать в излишнюю экономию.

Также следует понимать, что такое устройство в офисе – это не роскошь, а насущная необходимость. Подобная техника оптимизирует рабочий процесс и существенно экономит время.

4. Четкий рабочий режим

Решение о стандартизации рамок рабочего дня имеет вполне определенные плюсы. Согласно наблюдениям, сотрудники, которые задержались в офисе допоздна, на следующий день демонстрируют меньшую эффективность труда по сравнению с коллегами, которые ушли домой своевременно.

Определенная экономия корпоративного бюджета при установлении четкого рабочего режима тоже есть. Если после 6-7 вечера офис оставлять до утра пустым и темным, то можно заметно сократить расходы на электричество, а также целый ряд расходных материалов.

5. Зоны для экстравертов и интровертов

Если говорить начистоту, то ни классический кабинет, ни open space офис, ни отдельные рабочие боксы назвать универсальными высокоэффективными решениями нельзя. В каждой ситуации есть свои нюансы, учитывать которые необходимо в обязательном порядке.

Так, например, есть смысл по возможности разделить интровертов и экстравертов. Дело в том, что первым для эффективной работы нужна тишина и покой, а вторым – постоянное ощущение, что они часть огромного дружелюбного коллектива. В связи с этим еще на стадии разработки планировки офиса есть смысл продумать соответствующие рабочие зоны исходя из данной индивидуальной особенности сотрудников.

6. Зона отдыха

Офис для работника должен стать тем пространством, в котором приятно находиться и куда хочется возвращаться. Для этого следует продумать комфортабельные зоны не только для работы, но и для отдыха. Согласно многочисленным исследованиям, наличие подобных пространств, где можно на время перерыва отвлечься от работы, повышают градус лояльности сотрудника к фирме и опять же улучшают эффективность труда.

Чем можно оснастить зону отдыха? Идей существует масса: начиная от стола для пинг-понга и заканчивая просмотром телевизора на удобном мягком диване. Первый вариант оптимален для тех, кто весь день сидит за компьютером, а второй для тех, кто, напротив, большую часть трудового дня на ногах.

7. Здоровый перекус

В качестве легких закусок, которые закупают современные компании для сотрудников, наибольшую популярность обретает все полезное, здоровое, витаминизированное. Речь идет, главным образом, про фрукты, орехи, злаковые батончики. При этом процент конфет и печенья желательно свести к возможному минимуму (или исключить вовсе). Уж поверьте: витамины работающему (да и не только) человеку нужны гораздо больше, чем сахар.

8. Эффективные презентации

Как и вышеупомянутые ключи с карточками к категории «вчерашний день» относятся также флипчарты. Да-да, размахивать фломастерами перед магнитной доской – это уже неактуально, вследствие чего есть смысл сделать шаг вперед.

Так, например, обычная chalkboard-стена займет в переговорной комнате минимум пространства (точнее не займет вообще, поскольку по сути своей является стеной). Расходных материалов при таком решении требуется мало, что плюс ко всему уменьшает возможный вред для экологии.

Еще одна достойная альтернатива – это интерактивные панели для коворкинга. Такой вариант обойдется, конечно, дороже, но и показатели эффективности в данном случае намного выше.

9. Работа на аутсорсинге

Для малого бизнеса решение передать бухгалтерские дела в ведение соответствующих аутсорсинговых компаний и служб является вполне рациональным. Такие организации, во-первых, избавляют от необходимости подбирать собственный штат бухгалтеров, а, во-вторых, умело используют собственные прогрессивные разработки, благодаря чему решают насущные задачи быстрее и эффективнее.

Стоит заметить, что бухгалтерия – это не единственный фронт работы, который можно предать на аутсорсинг. Услуги юристов и IT-специалистов тоже вписываются в эту схему. При этом обходится все это зачастую намного дешевле, чем содержание собственного аналогичного штата.

10. Дело техники

Очевидно, что вышеназванные МФУ являются далеко не единственными дарами технического прогресса, уместными в современном офисе. Неотъемлемые атрибуты офисной жизни – это также компьютеры, которые в обязательном порядке должны быть качественными. Сбои в компьютерной системе еще ни одной организации на пользу не пошли.

Для сотрудников, которые постоянно находятся на месте, есть смысл закупить высокопроизводительные стационарные ПК. Что касается мобильного персонала (например, менеджеров по продажам, которые часто ездят на встречи), то для них оптимальный вариант – это ноутбук.

Высокоскоростной интернет в офисе – это тоже момент чрезвычайно важности. Оптимально выбирать оборудование wi-fi, которое обеспечивает равномерное покрытие всей офисной территории, дает возможность выйти во всемирную сеть с любого устройства, поддерживающего данную функцию, и при этом избавляет от необходимости прокладывать многие метры интернет-кабеля, что тоже обеспечивает ощутимую экономию корпоративного бюджета.