Как правильно составить список канцтоваров для офиса?

Без канцтоваров невозможно представить работу ни одного офиса. Даже там, где, казалось бы, все важнейшие задачи выполняются исключительно на компьютере, все равно систематически появляется потребность что-то распечатать, записать, упорядочить, систематизировать и т.д.

Поскольку выбор канцтоваров в специализированных магазинах стремится к бесконечности, всегда есть риск купить что-то такое, что по факту и не нужно было. И это еще полбеды. Хуже, когда по такой причине денег на действительно необходимое совершенно не остается. В общем, неэффективное расходование корпоративного бюджета, что называется, налицо.

Чтобы при закупке канцтоваров для офиса ничего важного не упустить, требуется обязательно составить чек-лист. Рассказываем, как это правильно сделать, чтобы в итоге довольными остались абсолютно все.

На самом деле принцип тут элементарен. Просто нужно учесть определенные факторы.

Фактор №1: Численность сотрудников компании

Объем закупаемых канцтоваров зависит от этого фактора значительно. И чем выше численность персонала, тем составить перечень товаров сложнее. Как минимум потому, что если в маленьком коллективе абсолютно все друг друга знают, постоянно общаются и все потребности, что называется, на виду, то в большой компании со множеством филиалов такой тесной коммуникации уже не происходит по вполне объективным причинам.

Благо, специалисты корпоративных отделов организаций, занимающихся торговлей канцтоваров, могут в целом ряде случаев помочь с выбором. Но это, разумеется, касается только универсальных моментов. Все частности все равно неизбежно ложатся исключительно на плечи корпоративного покупателя.

Фактор №2: Номенклатура канцелярии

Речь идет о специфике отдела, для которого закупаются канцтовары. Так, например, у секретаря имеется объективная потребность в широком перечне наименований: папки для документов, бумага для принтера, ножницы, комплект письменных принадлежностей, а также многое-многое другое. А вот seo-специалисту, напротив, зачастую бывает достаточно блокнота, ручки и, возможно, стикеров.

Фактор №3: Оргмоменты

В расчет необходимо взять частоту проведения разнообразных совещаний, планерок, а также презентаций. Наиболее часто для таких мероприятий требуются доски, маркеры, указки, магниты, ватманы. При этом для каждой компании оптимальный набор будет свой.

Фактор №4: Мнение опытных сотрудников

Очевидно, что специалисты, проработавшие в компании длительное время, имеют достаточно четкое представление о различных рабочих надобностях, в том числе относительно канцтоваров. По крайней мере, о потребностях отдела, в котором они работают или даже возглавляют, такие сотрудники осведомлены превосходно. Поэтому при формировании перечня товаров обязательно нужно учесть их пожелания.

Фактор №5: Потребность в дополнительных мелочах

Здесь на самом деле может оказаться все, что угодно. Например, дополнительные декоративные элементы для украшения зоны ресепшн или стола руководителя. Или же рамки для дипломов и сертификатов, которые уже давно было пора поместить на стену для всеобщего обозрения, но пока руки не доходили.

Далее есть смысл пройтись по основным категориям товаров, потребность в которых наличествует во всех организациях либо, как минимум, в подавляющем большинстве таковых.

Письменные принадлежности

Составлять список канцтоваров рекомендуется именно с этих наименований. Сюда относится сразу несколько категорий, помогающих максимально легко и комфортно писать, рисовать, чертить и делать заметки. Словом, совершенно незаменимые вещи в повседневной работе, а также в рамках совещаний, обучений и презентаций.

Наиболее часто современные компании заказывают следующие позиции:

• ручки шариковые и гелевые,
• сменные грифели и стержни (эконом-вариант),
• маркеры перманентные, текстовые, а также для доски и/или флипчарта,
• карандаши простые и/или цветные.

Офисные принадлежности и оборудование

Для упрощения делопроизводственных и сопутствующих процедур целесообразно приобретение так называемого конторского оборудования. Под ним подразумеваются вспомогательные изделия и устройства, которые в значительной степени упрощают трудовой процесс. Самые распространённые товары: скобы, скрепки, скотч, дыроколы, степлеры. Все это делает работу с бумажными носителями максимально удобной, простой и эффективной.

Бумага и бумажная продукция

Здесь современный рынок демонстрирует наивысший спрос на следующие товарные категории:

• офисная бумага (разной плотности, толщины и формата в зависимости от назначения),
• стикеры (самоклеющиеся листочки-напоминалки, которые можно легко прилепить на монитор компьютера, стол, папку, блокнот либо иную поверхность),
• блокноты (оптимальное решение для срочных заметок, не зависящее от технических сбоев; особо высокой популярностью в данной категории пользуются ежедневники, организаторы, а также страницы в клетку либо линованные),
• календари (в ходу самые различные варианты: настольные, настенные, карманные и т.д.; удобство использования и эстетическую привлекательность такой продукции отмечают многие офисные сотрудники),
• конверты (имеются в виду как почтовые для отправки корреспонденции, так и просто белые без какой-либо маркировки; существуют варианты различного формата, что позволяет подобрать оптимальное решение под любые корпоративные потребности).

Настольные товары

Такие наименования вынесены в отдельную категорию неслучайно. Они выполняют в офисе крайне ответственную миссию: систематизация и упорядочивание документации.

Самые востребованные товары данной категории – это:

• лотки и подставки для бумажной продукции,
• органайзеры для письменных принадлежностей, точилок, ножниц и прочих подобных наименований,
• бювары, представляющие собой специальную настольную накладку с отсеком для бумаг, а также делающие процесс письма более удобным.

Какие товары требуются для офисного делопроизводства?

Сюда входят самые различные наименования, которые, во-первых, значительно ускоряют поиск необходимых документов, а, во-вторых, обеспечивают хранение деловых бумаг в сохранности и чистоте на протяжении длительного времени.

Для офисного делопроизводства точно потребуются следующие наименования:

• папка, оснащенная арочным механизмом, для хранения большого числа документов,
• папка, оснащенная кольцами, для держания существенного количества листов с возможностью оперативного вставления/извлечения требуемых страниц,
• папка-портфель, необходимая для доставки документов курьером,
• папка с файлами для обеспечения защиты каждому листу.

Канцелярские мелочи

Сотрудникам определённых профессий наряду со стандартным набором канцелярских принадлежностей могут также понадобиться узкоспециализированные изделия. К таковым относятся зажимы для бумаг и банкнот, лупа, иглы для чеков, канцелярское шило и прочее.

Вместо заключения

Должное внимание следует уделять не только составлению перечня необходимых канцтоваров и определению количества таковых, но и качественным характеристикам. Надо учитывать, что низкокачественная продукция, как минимум, способна снизить производительность труда и, как максимум, сделает выполнение определенных задач невозможным в принципе.

Проще говоря, чрезмерная экономия на канцтоварах для офиса абсолютно нецелесообразна. Чтобы гарантировать себе удачную и выгодную покупку, отдавать предпочтения разумно сертифицированной продукции от надежных производителей, а совершать такое приобретение нужно обязательно в специализированной компании с безупречной репутацией.