Как правильно организовать рабочее пространство

Существуют правила, которые справедливы для подавляющего большинства ситуаций: будь то аренда офиса в Бизнес-Центре «Эдельвейс», расположенном в городе Воронеж, или покупка собственного здания в другой стране. Приведенная ниже полезная информация как раз относится к такому универсальному типу.

Очевидно, что повышение продуктивности работы в офисе, равно как и внешний корпоративный имидж, напрямую зависит от наличествующей обстановки. В связи с этим к главнейшим задачам руководителя относится создание максимально продуманного интерьера, который, с одной стороны, по-настоящему комфортен для сотрудников на физическом и психологическом уровне, а, с другой, отличается высокой функциональностью.

На первый взгляд может показаться, что создать удобное рабочее место – это простейшая задача, которая по силам абсолютно каждому. Однако, уже далеко не первый десяток лет многочисленные психологи с учеными-физиологами скрупулезно изучают данный вопрос и, что особо примечательно, постоянно делают новые открытия в плане того, что можно усовершенствовать.

Ниже приведены основные секреты организации офисного пространства, которые благодаря усилиям вышеуказанных исследователей стали общедоступными. Эти правила сформулированы на практической базе, вследствие чего представляют собой готовую инструкцию к применению.

Правило №1: грамотно зонируем территорию

Рациональный путь – это организовать рабочие пространства как индивидуального, так и общего пользования. Опытные дизайнеры, занятые в сфере благоустройства офисов, рекомендуют использовать для этих целей перегородки стационарного либо мобильного типа. Установка таких конструкций осуществляется достаточно быстро: буквально за 1-2 дня можно организовать как мини-кабинеты для индивидуального труда, так и общие залы, в которых можно собраться всем коллективом для решения текущих рабочих вопросов.

В идеале офис следует поделить на следующие функциональные пространства:

• кабинет руководителя,
• приемная,
• зона работы персонала,
• зал для коллективных совещаний.

Если офисное помещение имеет небольшие размеры, то не беда. Оптимальная стратегия, позволяющая эффективно использовать буквально каждый сантиметр, состоит в организации универсальных зон, подходящих для решения разноплановых вопросов и предоставляющих возможности для дополнительных маневров.

Так, например, переговорная комната может при необходимости исполнять роль зала для совещаний и проведения презентаций. А если при зонировании используются мобильные перегородки, то менять конфигурации можно хоть ежедневно.

Когда улучшаем рабочее пространство, необходимо также учитывать численность сотрудников и траекторию их перемещения по офису. К примеру, оргтехнику общего пользования следует размещать в так называемых «точках пересечения», чтобы коллеги друг другу попросту не мешали.

К функциональным решениям относятся также раздвижные двери, позволяющие максимально экономить пространство. Такие конструкции, вмонтированные в перегородки и на которых установлены жалюзи, дают возможность обеспечить приватную обстановку за несколько секунд.

И, наконец, зона отдыха для сотрудников. На этой территории сидячие места лучше исключить. Объяснение этому простое: практически все рабочее время офисные сотрудники проводят сидя, вследствие чего возможность немного размяться как раз и является той заветной «сменой обстановки».

Правило №2: выбираем комфортную и функциональную мебель

К вопросу подбора мебельных предметов следует подходить не менее тщательно, чем к зонированию офисной территории. Дело в том, что сидя на обычной табуретке сохранять продуктивность длительное время практически невозможно.

Итак, первое – это компьютерное кресло с удобной спинкой и подлокотниками, позволяющими телу принять анатомически правильное положение и разгрузить тем самым позвоночник.

Следующий объект – это компьютерный стол. Наиболее удобным вариантом являются угловые криволинейные модели, дающие возможность дотянуться до любой области столешницы без необходимости вставать с места.

Для хранения печатных документов оптимальна та мебель, которая, с одной стороны, обеспечивает систематизацию, а, с другой, не занимает много места на столе. Настенные полки и подкатные тумбы на эту роль подходят идеально.

Кстати, согласно научным исследованиям, оснащение офиса удобной эргономичной мебелью позволяет сберечь до 30% рабочего времени, которое могло быть неэффективно израсходовано сотрудниками на дополнительные телодвижения. А это значит, что продуктивность рабочего процесса возрастает прямо пропорционально.

Правило №3: определяемся с цветовой гаммой и освещением

То, что превалирующие в окружающем пространстве оттенки, а также степень освещения значительно влияют на настроение (и, соответственно, рабочий энтузиазм) человека – это давно доказанный и общеизвестный факт.

Сначала о цветовой гамме. Хорошую стимуляцию мозговой деятельности обеспечивают теплые оттенки. Что касается холодных тонов, то у них предназначение иное – обеспечить краткосрочную концентрацию внимания, а также зрительно увеличить пространство.

Важный нюанс: доминирование лишь одного оттенка является крайне нежелательным. Если, к примеру, интерьер выполнен исключительно в теплых цветах, то работники будут быстро утомляться. Превалирующая холодная гамма также вызывает достаточно быструю потерю активной работоспособности. Оптимальный вариант – это цветовая гармония, где имеют место сбалансированные оттенки.

Теперь про освещение. Наилучшим образом на настроение влияет естественный дневной свет. В связи с этим рекомендуемая глубина офиса должна составлять не более 6 м (при условии наличия окон, разумеется). Чтобы качественно рассеивать поступающий с улицы свет, визуально увеличить пространство и при этом обеспечить умеренное звукопоглощение, есть смысл использовать стеклянные перегородки.

Вместе с тем без искусственных источников освещения тоже не обойтись. Темное время суток (которое превалирует в осенне-зимний период), а также пасмурная погода неизменно вносят свои коррективы. Да и дополнительное украшение в интерьере, которым зачастую является приятная подсветка, тоже лишним не будет.

Как и в случае с цветовой гаммой, наиболее целесообразным решением будет световая гармония. Т.е. грамотное сочетание естественного и искусственного, прямого и рассеянного света.

На заметку: освещение, максимально приближенное к естественному, можно создать при помощи галогеновых ламп. Такой вариант не оказывает раздражающего эффекта ни на психику, ни на органы зрения.

Правило №4: избавляемся от раздражителей

Следует признать, что истинный комфорт и продуктивность работы в офисе могут быть достигнуты при двух принципиальных условия:

• наличие в непосредственной доступности всего необходимого,
• полное отсутствие всего лишнего и отвлекающего.

О втором пункте, мешающем сосредоточиться и срывающем все сроки, давайте поговорим прямо сейчас.

Перечень раздражающе-отвлекающих факторов довольно обширен, разнообразен и при этом зачастую индивидуален, поскольку зависит от сферы деятельности компании, а также принятых внутрикорпоративных правил. Вместе с тем, подобные нежелательные моменты точно есть в каждой компании.

Более того, порой даже, казалось бы, самая мелочь способна нанести значительный урон рабочей продуктивности. Вот лишь некоторые из возможных отвлекающих факторов:

• неудачно подобранная фоновая музыка,
• плохо функционирующая регулировка высоты сиденья,
• скрип мебели,
• размещение в одном пространстве менеджеров активных продаж, постоянно и громко разговаривающих по телефону с клиентами, и программистов, для которых возможность полностью сконцентрироваться на поставленной задаче является принципиальной,
• плохая система проветривания, когда вследствие дефицита кислорода сотрудники буквально «засыпают» на рабочих местах;
• некорректные настройки программ на компьютере.

В принципе, в эту же категорию можно включить неприятное освещение (например, слишком тусклое или, напротив, «режущее глаза») и раздражающая цветовая гамма, о которых говорилось выше.

Выявляются вышеуказанные отвлекающие факторы достаточно просто: путем регулярных наблюдений за рабочим процессом и записывания каждой мелочи. Чем больше таких негативных обстоятельств будет выявлено, тем продуктивнее будет работа.

Правило №5: наводим порядок на рабочем месте

Ответственность за этот момент лежит как на руководителе, так и на подчиненном. Задача первого состоит в том, чтобы обеспечить всем необходимым, а второго – в целевом использовании созданных благ и поддерживании в порядке собственного рабочего места. В данном случае имеется в виду не столько чистота (хотя и она важна), сколько регулярное избавление от обилия неактуальных объектов, нередко создающих настоящий хаос:

• старые записи на стикерах и рабочие записки,
• ненужные документы и прочие распечатки,
• различные посторонние предметы личного пользования,
• нефункциональные канцелярские принадлежности (закончившиеся ручки, затупившиеся ножницы, гнутые скрепки, сломанный степлер).

Компьютерные провода, находящиеся на столешнице, следует по возможности расположить в одной области. А еще лучше уже изначально выбирать беспроводные варианты мыши, клавиатуры, наушников и т.д.

Все канцтовары, находящиеся в рабочем состоянии, необходимо хранить в отдельном специальном ящике или группе таковых, если по роду занятий ежедневно используемый объем такой продукции довольно велик.

Если говорить о стикерах, которые принято лепить на любое свободное место монитора или стола, то в ряде случаев от них вообще следует отказаться в пользу доски для планирования. Такой объект намного больше и постоянно находится перед глазами. При этом вероятность потерять «один очень маленький, но крайне важный клочок бумаги» полностью исключается.

Без корзины для мусора тоже не обойтись. Причем располагаться она должна таким образом, чтобы выкидывание ненужного хламы было возможно без необходимости вставать с рабочего кресла. Такое, казалось бы, простое решение в подавляющем большинстве случаев помогает избавляться от мусора сразу, чем, соответственно, полностью исключатся вероятность его постепенного накопления.

Если вы работаете с большим объемом документации, следует грамотно организовать систему хранения. За основу можно взять классификацию по датам, по проектам или по тематике.

И, наконец, всегда следует помнить о классическом правиле: лучше плохой карандаш, чем самая блестящая память. Иметь под рукой рабочий блокнот или ежедневник тоже крайне полезно. Особенно, если работа осуществляется в режиме многозадачности.

Кстати, технический прогресс актуальности этой фразы совершенно не отменяет. И то, что большинство официальной документации по-прежнему ведется в традиционном бумажном виде, дополнительное тому подтверждение.