Как обустроить офис для нужд фирмы: чек-лист из 5 шагов

В мире бизнеса существует правило «6П». Расшифровывается оно следующим образом: «Правильное предварительное планирование предотвращает провал проекта». И, разумеется, обустройства офисного пространства данная истина тоже касается.

Кстати, причина, по которой возникла необходимость в офисе, тут совершенно неважна. Переезжаете вы из старого рабочего помещения в новое или же начинаете бизнес с нуля – вопрос наиболее разумной организации пространства для плодотворной профессиональной деятельности всегда остается открытым.

Чтобы ничего важного не забыть, разумно придерживаться приведенных ниже 5-ти пунктов. Если все они будут реализованы добросовестно и в полной мере, офисное пространство гарантированно станет и красивым, и функциональным, и просто приятным.

Пункт 1: Составление перечня всего необходимого для бизнеса

Перед началом поиска нового офиса рекомендуется составить подробный список всего того, что вы планируете там разместить: начиная от мебели и заканчивая полным комплектом компьютерного оборудования со всеми сопутствующими коммуникациями. Иными словами, правильный выбор квадратуры помещения, а также его конфигурация и расположение в деловом центре всегда основывается на тщательном анализе собственных актуальных бизнес-потребностей.

Ориентировочный базовый перечень для превалирующего большинства офисов представителей малого бизнеса выглядит так:

• столы,
• стулья,
• компьютеры,
• программное обеспечение,
• интернет,
• телефон и телефония,
• системы безопасности,
• автоответчик,
• канцелярские принадлежности,
• банковские карты и счета,
• часы для учета рабочего времени.

Тип и количество перечисленных наименований (равно как и прочих дополнительных услуг и расходных материалов, необходимых для нормального протекания бизнес-процессов) определяется индивидуально в соответствии с численностью офисного персонала, а также спецификой деятельности организации. При этом каждый пункт должен быть продуман досконально.

Пункт 2: Разработка планировки офисных помещений

Следующий шаг после подготовки перечня всего необходимого состоит в продумывании оптимальной планировки офиса. В настоящее время наиболее востребованными вариантами организации рабочих помещений являются следующие, из которых следует выбрать наиболее подходящий:

• открытая (open space) – обеспечивает максимально возможное увеличение полезной квадратуры,
• закрытая (кабинетная) – предоставляет сотрудникам больше личного пространства при фокусировке на индивидуальной работе,
• модульная (комбинированная) – сочетает в себе признаки двух вышеназванных вариантов в наиболее оптимальных для бизнеса пропорциях.

Кроме этого существует перечень необязательных помещений, решение о наличии либо, напротив, отсутствии которых принимается в частном порядке:

• официальный вход и ресепшен (если неотъемлемой составляющей бизнеса является прием посетителей),
• кухня и зона отдыха для персонала,
• переговорные комнаты,
• конференц-зал,
• тренажерный зал,
• гардероб.

Пункт 3: Поиск подходящего интернет-провайдера

Без доступа во «всемирную паутину» невозможно представить ни один современный бизнес. Поэтому до подписания договора аренды офисных помещений необходимо удостовериться в том, что данный объект обслуживается высокоскоростным интернет-провайдером. А если таковых несколько, остается только сравнить предлагаемые тарифы и выбрать наиболее целесообразный вариант.

Определённые ориентиры тут тоже имеются. Для превалирующего большинства представителей малого бизнеса подключения к Интернету с загрузкой от 15 Мбит/с и отдачей 5 Мбит/с оказывается вполне достаточно. Когда же потоковый контент значительно возрастает, равно как и объем подлежащих хранению файлов, скорость соединения потребуется более высокая: загрузка 50 Мбит/с и отдача 10 Мбит/с.

Пункт 4: Настройка офисных коммуникационных систем

В плане технических средств внутриофисной, а также внешней коммуникаций выбор тоже есть:

• системы телефонной связи,
• программное обеспечение для внутриофисной коммуникации,
• сотовая связь,
• услуга виртуального телефонного номера,
• программное обеспечение для проведения видеоконференций,
• электронная почта.

Последние два пункта являются необязательными. Их следует рассматривать только при наличии соответствующей необходимости.

Пункт 5: Покупка мебели и оборудования

Здесь возможны различные варианты:

• приобретение новой мебели и оборудования (если это ваш первый офис либо перевозка инвентаря с предыдущего места дислокации вашей фирмы является нецелесообразной ни экономически, ни практически),
• покупка мебели и оборудования, бывшего в употреблении (как правило, стоимость таких предметов значительно ниже по сравнению с новыми; такой вариант является оптимальным при ограниченном бюджете и доминировании практической пользы над презентабельностью),
• частичное обновление (к уже имеющемуся набору мебели и оборудования докупается новое согласно расширению штата, а также взамен предметов, пришедших в негодность).

Далее поговорим подробнее о каждой базовой разновидности мебели и оборудования. Начнем со столов.

Наиболее универсальным вариантом являются офисные столы стандартной прямоугольной формы. Их можно расставлять в самых различных конфигурациях. Причем все подобные группировки окажутся удачными. При наличии достаточного бюджета можно приобрести красивые высококачественные столы, выполненные из металла, натуральной древесины и стекла.

Естественно, к офисным столам необходимы кресла (если, конечно, это не места для работы в стоячем положении). Выбор следует останавливать на самых лучших вариантах, которые позволяет наличествующий бюджет. От того, насколько кресла будут удобными, напрямую зависит здоровье, самочувствие и, как следствие, трудовая производительность сотрудников.

В зависимости от потребностей организации следует выбирать из кресел следующих типов:

• обычные с низкой спинкой и без подлокотников (эконом-вариант для кратковременного использования),
• со средней спинкой и подлокотниками (удобный вариант для сотрудников, находящихся в сидячем положении весь рабочий день),
• для руководителей (самая презентабельная, комфортабельная и, соответственно, дорогостоящая разновидность).

Далее переходим к зачастую наиглавнейшему рабочему инструменту офисного сотрудника – компьютеру. Тут необходимо сформировать единый перечень подобных устройств для сотрудников, а также остановиться на определённом варианте: стационарный или ноутбук. Первый, как правило, более производителен, но зато второй более мобильный и эргономичный.

Кроме этого следует решить, на какой операционной системе будут работать все компьютеры внутри офиса. Если в этом вопросе не будет единого стандарта, может возникнуть великое множество проблем с запуском и обработкой одних и тех же корпоративных файлов на разных устройствах.

В плане операционной системы оптимальных варианта два. Если деятельность организации связана с дизайном или маркетингом, есть смысл предпочесть Apple OS X. Когда же в работе используется преимущественно пакет Microsoft Office, разумно остановить свой выбор на ОС Windows.

Далее о порядке. Организованного складирования и систематизированного хранения в офисе обычно требует физическая документация, рекламно-информационная и сувенирная продукция для партнеров/клиентов/сотрудников, а также всевозможная канцелярия. Так что без стеллажей, шкафов и тумбочек тут, скорее всего, обойтись не удастся (даже если выделена отдельная зона под склад).

Также необходимо заложить как пространство, так и бюджет на услуги, позволяющие поддерживать офис в чистоте: еженедельная уборка, мытье окон. Возможно, потребуется также регулярный привоз питьевой воды, а также установка автоматов для покупки сотрудниками еды и напитков.

Кроме этого есть смысл продумать озеленение офиса посредством живых растений. Многочисленные наблюдения показывают, что такие «посланники» природы в рабочем помещении не только пополняют запас кислорода, но и обеспечивают необходимую разрядку для глаз и нервной системы.

Что еще требуется взять в расчет при обустройстве офисного пространства?

Если вопрос выбора подходящего офиса остается открытым, необходимо определить наиболее важные моменты как в плане местонахождения, так и стоимости. И здесь варианты решения могут быть самые разнообразные: покупка небольшого здания под офис, аренда помещений в непосредственной близи к вашим клиентам, съем апартаментов в более крупном корпоративном регионе или же покупка/аренда офиса в современном бизнес-центре, расположенном в удобном районе.

Что значит «удобном»? Когда предполагается посещение клиентами, лучше выбрать офисное помещение в центральной части города. Если же офис только для сотрудников, тогда расположение в промзоне тоже будет подходящим и зачастую более дешевым вариантом. Главное, чтобы работникам было удобно добираться.

Какое решение предпочтительнее: покупка или аренда офисных помещений? Тут, опять же, все зависит от индивидуальных пожеланий. Если говорить о покупке, в долгосрочной перспективе такое капиталовложение, скорее всего, себя окупит. Но если в данный момент бюджет, необходимый на приобретение коммерческой недвижимости, отсутствует, или вы не планируете оставаться на одном месте долгое время, тогда аренда – самое оптимальные решение. Кстати, в последнем случае лучше не заключать долгосрочных лизинговых договоров, поскольку при своей более привлекательной стоимости большинство из них предусматривают ощутимые штрафы в случае появления у арендатора желание съехать раньше указанного в договоре срока.

Безусловно, обустройство своего офиса – это достаточно многогранный процесс, в котором может обнаружиться немало «подводных камней». Но когда есть четко выверенный чек-лист, и вы безоговорочно ему следуете, даже такая, казалось бы, сложная задача имеет все шансы решиться самым правильным (читайте, наиболее выгодным для бизнеса) образом.