Как и зачем офисному сотруднику повышать свою продуктивность самостоятельно?

Руководители многих предприятий постоянно думают о том, как повысить эффективность работы сотрудников. Какие-то из реализуемых инициатив дают положительный результат, а какие-то нет. Некоторые и вовсе существенно понижают градус лояльности работников к работодателю.

Почему же на практике получение отрицательного эффекта является не таким уж и редким событием? Причина, как нетрудно догадаться, может скрываться не только в работодателе, но и в самих сотрудниках. Иначе говоря, если инициатива первого не слишком приветствуется вторыми, никакой взаимности и командного духа быть не может в принципе.

Действительно крепкая корпоративная культура формируется лишь тогда, когда усилия по повышению продуктивности, идущие со стороны руководства, сочетаются со встречными усилиями аналогичного характера, но уже со стороны персонала. В результате появляется та самая взаимность с объединением целей и ресурсов всех участников процесса. Иименно это зачастую не просто улучшает трудовые показатели, а совершает настоящий прорыв в рыночной нише со всеми сопутствующими бонусами морального и материального характера.

Грамотная расстановка инициатив

Справедливости ради следует сказать, что изначально инициатива по улучшению трудовой продуктивности должна исходить от руководства. Но не в виде строгих указаний и штрафов, а создания благоприятных для сотрудников условий. Комфортные рабочие места, премии за хорошую работу, корпоративный транспорт и питание, регулярные курсы повышения квалификации, тренинги, а также игровые мероприятия для укрепления командного духа – все это помогает сотрудникам почувствовать себя «любимыми детьми» очень мудрого и ответственного «родителя». Иначе говоря, создается не просто сообщество людей, а благополучная дружная семья.

Как известно, из хороших семей никто не бежит. Члены такой семьи, вдохновившись царящей благоприятной атмосферой, напротив, всячески стараются приумножить имеющееся счастье и процветание. И вот тут-то работодатель получает реальные основания, чтобы ожидать от сотрудников той самой взаимности и объединения усилий во имя общей цели.

Что сотрудник может сделать самостоятельно для повышения своей продуктивности?

На самом деле секреты достижения высоких трудовых показателей и реализации собственного профессионального потенциала зачастую находятся вне рабочего пространства. По факту трудовая продуктивность сотрудника взращивается 24 часа в сутки. Собственно, именно поэтому крайне важно, чтобы работник искренне любил и ценил место своей работы, а не просто просиживал на территории работодателя 8 часов в день с одной-единственной мыслью: «Поскорей бы домой, подальше от всего вот этого!».

Что касается непосредственно повышения продуктивности, ответственный сотрудник должен постоянно уделять внимание следующим трем направлениям:

1. развитие своих профессиональных навыков,
2. готовность к неожиданностям (сохранение спокойствия и рассудительности в любой нестандартной ситуации, что по-научному именуется «эмоциональным интеллектом»),
3. всесторонняя забота о себе.

У продуктивности есть простая формула: усилия, помноженные на способности, дают положительный результат. И вся соль в том, что в реальности многие работники пытаются повысить свою трудовую продуктивность только за счет возрастания усилий, забывая при этом о второй главнейшей составляющей – постоянном повышении своего профессионализма. В результате сотрудник «выдыхается», а «воз и ныне там».

Если говорить конкретно про способности, таковые состоят из имеющихся навыков и профессиональной подготовки. Именно эта комбинация и определяет, насколько вы компетентны в том или ином вопросе в теории и насколько готовы реализовывать свои знания на практике.

Таким образом, формула продуктивности приобретает следующим вид: Продуктивность = Усилия × (Навыки × Подготовка). И самая простая система для оценки продуктивности – это балльная:

• Усилия (1–10). Показатель в течение недели может варьироваться (например, во вторник усилий приложено на единицу, а уже в среду – на десятку). О причинах этого, коих множество, поговорим несколько позже.
• Навыки (т.е. ваш текущий уровень мастерства). Если вы сегодня играете на рояле из ряда вон плохо, то завтра виртуозом точно не станете. Развитие навыков требует усердия и времени. Но зато уже приобретенный опыт от вас никуда не денется и пойдет исключительно на пользу.
• Подготовка (0-3). Стандартная степень подготовки равна единице. Это означает, что ваши навыки полностью соответствуют поставленной задаче. Однако чашечка бодрящего кофе может на короткий период времени обеспечить прилив энергии, что приравнивается к непродолжительному повышению уровня способности.

Конечно, полагаться исключительно на «допинг» (т.е. на бодрящий эффект от натурального кофе) ни в коем случае не стоит. Равно как и на постоянное прикладывание максимально возможных усилий. Все это меры исключительно временные, эпизодические, в порядке редкого исключения. При постоянном применении подобная тактика вполне может стоить вам здоровья.

Чтобы демонстрировать эффективность на постоянной основе, необходимо уделять самое пристальное внимание развитию своих способностей, а также правильной подготовке. Ниже вашему вниманию предлагается 5 простых стратегий реализовать такую задачу максимально удачно и выгодно, прежде всего, для себя, т.е. сотрудника.

Стратегия №1: Полноценное питание и достаточная продолжительность сна

Это только иллюзия, что результаты класса истинного чемпиона можно выдавать даже не высыпаясь и питаясь всем подряд. А если и есть личная убежденность, что подобное возможно (например, многие молодые специалисты считают именно так), то, скорее всего, вы просто не представляете себе, какую мощь и супер-эффективность на самом деле можете продемонстрировать при систематическом правильном питании и полноценном здоровом сне.

К слову, здоровое питание и хороший сон – это как раз и есть важнейшая подготовка, в том числе, к трудовым подвигам без ущерба для себя. Согласитесь, что если за два дня до соревнований спортсмен ничего не ел, не пил и не спал, ожидать рекордов от него вряд ли стоит. Да, по шкале усилий и навыков он «выжмет» все 10 баллов из того, что имеет в данный момент. Но только вот уровень его реальной подготовки все равно окажется крайне близким к нулевому. И последнее сведет к тому же круглому нулю все прочие старания. Короче, любые попытки выжимания из себя максимума при остром дефиците сил по факту равносильно полному отсутствию всяческих стараний.

Полноценная пища и глубокий сон достаточной продолжительности надлежащим образом подготовит вас к самым разнообразным жизненным ситуациям. Просто попробуйте хотя бы несколько дней перейти на качественное сбалансированное питание и увеличить продолжительность сна – и заметная разница в виде повышения энергии обязательно даст о себе знать.

Стратегия №2: Тренировка внимания и концентрация на себе

Самый простой, эффективный и доступный способ развить подобный навык – это медитация. Суть такой практики состоит в переключении внимания с любых посторонних мыслей на собственное дыхание. В результате вы не только получаете спокойное уравновешенное состояние, но развиваете навык концентрации.

Умение полностью фокусироваться на приоритетной задаче, отметая все лишнее – это ключевое условие для демонстрирования высокой трудовой продуктивности на систематической основе. И это только на первый взгляд кажется, будто направлять и удерживать фокус внимания на чем-то одном в течение относительно долгого времени – это проще простого. На самом же деле все намного сложнее. Способность к концентрации, как и множество других полезных навыков, требует систематической тренировки. Медитативные практики подходят для этого как нельзя лучше. При этом развитый с их помощью навык будет полезен не только на работе, но и во всех сферах жизни.

Стратегия №3: Оптимизация каждодневных процессов

Просто понаблюдайте за своими типичными процессами и дайте честную оценку их фактической результативности. К примеру, если вялое и неудачное начало дня – это для вас обычное дело, тогда разумно и взвешенно взгляните на то, что регулярно делаете по утрам.

Кстати, уделять должное внимание следует не только выявлению проблемных сфер с последующим искоренением имеющихся изъянов. В те процессы, что уже сейчас работают хорошо и слаженно, тоже вполне реально внедрить дополнительные улучшения.

Вот наглядный пример: допустим, спортом вы занимаетесь усердно и систематически, но только сильнее от этого не становитесь. Увеличение продолжительности тренировок в большинстве случаев желаемого эффекта не даст. А вот если сконцентрироваться на интенсивной проработке определённых групп мышц, положительные результаты, скорее всего, заявят о себе гораздо быстрее.

С рабочей продуктивностью дела обстоят аналогичным образом. Когда реальный процесс не отвечает вашим целям и не дотягивает до прогнозируемой результативности, просто остановитесь и подумайте, что конкретно здесь можно «принести в жертву» оптимизации.

Подвергнуть подобной оценке рекомендуется все ключевые жизненные сферы: сон, питание, спорт, работу и т.д. Далее подумайте над тем, как можно улучшить каждую из этих сфер. И обязательно имейте в виду, что даже, казалось бы, незначительные позитивные изменения по факту способны повлиять на вашу профессиональную результативность самым наилучшим образом.

Стратегия №4: Чётко обозначенные условия

Жизнь – штука непредсказуемая, то и дело преподносящая сюрпризы как со знаком «плюс», так и со знаком «минус». И здесь единственное, что в силах каждого человека, это сделать всё от себя зависящее, чтобы направить собственную жизнь в правильное русло.

Кстати, фраза «всё от себя зависящее» в данном случае является ключевой. Т.е. нужно в точности представлять, на какие процессы можете повлиять, а на какие нет. И в итоге уделять внимание только первым.

При анализе любой ситуации (как потенциальной, так и уже случившейся) необходимо задать самому себе два вопроса: «Что может произойти далее?» и «Что в этой ситуации могу предпринять лично я?». После вдумчивого рассмотрения имеющихся условий и честного ответа на указанные вопросы перечень обязательных к выполнению задач станет более коротким и конкретным.

Для наглядности давайте снова обратимся к сфере спорта. К примеру, вы профессиональный спортсмен, и по причине болезни вами пропущено несколько тренировок. Казалось бы, что в этом страшного? Однако даже подобные, на первый взгляд, малозначительные решения имеют важность, поскольку ими создается прецедент (только вдумайтесь!) на всю оставшуюся жизнь.

Совершенно не исключено, что вы потратили впустую и, соответственно, утратили безвозвратно те дни, когда можно было позаниматься, несмотря на болезнь. В те периоды, когда ваше самочувствие это действительно позволяло. Ведь совершенно очевидно, что в начале болезни и по мере выздоровления фактическое состояние человека может варьироваться значительно.

Почему эти дни оказались упущенными? Потому, что у вас просто-напросто не было четких условий для тренировки. А вместе с тем выглядеть эти условия могли следующим образом:

• когда у меня повышенная/пониженная температура тела, занятия спортом исключены;
• когда у меня просто остаточный насморк, а в целом я иду на поправку, я делаю легкие упражнения для поддержания себя в тонусе;
• когда выздоровление почти наступило, но некоторая слабость все еще присутствует, я тренируюсь в обычном режиме.

Подобные условия можно сформулировать и для рабочих ситуаций. А это значит, что мало каким событиям окажется по силам выбить вас из продуктивной колеи. Когда есть четкая инструкция из разряда «Если случится ситуация X, я предприму действия Y», поддерживать свою профессиональную эффективность изо дня в день становится намного легче и проще. Да и работа в целом с ее новыми достижениями начинает приносить настоящее удовольствие.

Стратегия №5: Расширение личного представления о продуктивности

Многие работодатели поощряют трудоголизм сотрудников, ошибочно считая это истинным проявлением верности корпорации и залогом эффективной работы. Однако научные исследования доказали совершенно обратное: трудоголики не могут в принципе раскрыть свой истинный потенциал в полной мере. Да, на какое-то (зачастую очень непродолжительное) время запаса сил и внутренней мотивации действительно хватает. Но если должным образом не отдыхать физически и психологически, продуктивной работы все равно не случится. Будет только трудовой героизм – бессмысленный и беспощадный.

Кстати, подобная ограниченность трудовых ресурсов трудоголика имеет вполне конкретное анатомическое объяснение. Человеческий мозг – это хорошо сконструированный и четко отлаженный механизм, который функционирует в строгом соответствии с определёнными принципами и законами. Так, например, по мере накопления усталости мозг сам устраивает себе перерывы вне зависимости от того, хочет этого человек или нет. По сути, это естественная защита от умственного и психологического «перегрева».

В свете изложенного нет ничего удивительного в том, что при работе без остановки мозговые клетки достаточно быстро и очень дружно «выходят на забастовку», причем на «лежачую». И, конечно же, высокой трудовой продуктивности при таком «протесте деталей механизма» ожидать не стоит.

Здесь панацея только одна: отдых качественный и полноценный. Если вы решили ограничиться непродолжительным чтением легких постов в соц.сетях, делу это не поможет.

Чем характеризуется рабочий процесс типичного трудоголика? Тут есть несколько ключевых моментов:

• работа изо всех сил на износ (100%-ное истощение),
• кратковременный отдых в соц.сетях при имитации бурной деятельности (максимум 10%-ное восстановление),
• выполнение трудовых задач на пределе и без того очень скудных сил,
• систематическое отвлечение на личный телефон в процессе работы.

Такая постоянная гонка с периодическим распылением на посторонние дела очень быстро приводит к переутомлению и существенному падению уровня качества выполняемой работы. И это вполне прогнозируемо, поскольку вместо Брюса Всемогущего трудоголик неизбежно ощущает себя просто Загнанной Лошадью. И неважно, осознает он это или нет.

Теперь давайте на контрасте посмотрим, как выглядит принцип организации рабочего процесса по-настоящему эффективного сотрудника:

• усердная работа (100%-ное истощение),
• полноценный отдых (100%-ное восстановление).

Как видите, в данном случае имеет место постоянное сохранение баланса: сконцентрированная работа, истощающая сотрудника на 100%, сменяется полноценным отдыхом, восстанавливающим силы также на все 100%.

Проще говоря, хорошо работает тот, кто хорошо отдыхает. Конечно, не все, кто хорошо отдыхает, столь же хорошо работает. Однако все, кто систематически хорошо работает, полноценным отдыхом точно не пренебрегает.