7 способов повышения эффективности сотрудников офиса

Специальных техник, направленных на повышение трудовой продуктивности в офисе, существует множество. А бизнес-тренеров, которые их популяризуют, существует еще больше.

Но все ли техники одинаково эффективны? Конечно же, не все и не всегда. Так, например, одни могут работать только в отдельно взятой сфере или даже в одной-единственной компании. Другие же и вовсе являются нововведением, действенность которого еще плохо изучена и, по сути, не доказана.

Самое разумное решение – это в первую очередь опробовать техники универсальные. Те, которые продемонстрировали одинаково высокую эффективность во многих компаниях и направлениях деятельности. А уж если ни одна из этих идей не подействует (что вряд ли!), тогда появляется смысл идти, что называется, дальше и глубже, т.е. искать какой-то сугубо индивидуальный путь решения актуальных задач.

Мы же ничего усложнять не будем, а, напротив, пойдем наиболее простой дорогой, которая в 99% случаев гарантирует успех. Ниже вашему вниманию предлагается 7 универсальных (читайте, эффективных) способов повышения продуктивности в офисе.

1. Рабочие стандарты и регламенты

Желательно наличие регламента для каждой должности и вида работ. Так, например, офис-менеджеру следует руководствоваться четко определёнными стандартами касательно скорости заполнения документов, а для менеджера по работе с клиентами должен быть дневной план по количеству звонков потенциальным заказчикам, а также по обработке заявок уже существующих потребителей.

Когда сотрудник имеет четкое представление о регламентах, ему намного проще планировать свой рабочий день и, как следствие, достигать высоких результатов в запланированные сроки. Как вариант, можно выдать работникам красивые корпоративные ежедневники, в которых им будет удобно и приятно записывать задачи на день, неделю и месяц. Да и отчитываться о проделанной работе по итогам определённого периода при наличии живых записей под рукой получается намного структурнее и информативнее.

2. На работе мысли только о работе

Это не значит, что руководителю достаточно сказать своим подчиненным «Думайте только о работе» - и они сразу же внемлют его словам. На практике это так не работают. Максимум, работники сделают вид, что услышали начальство. На самом же деле они продолжат иметь тот же не слишком высокий уровень концентрации, который был до мотивационной речи лица начальствующего.

Чтобы сотрудники, находясь на работе, действительно думали только о выполнении поставленных задач, руководство должно решить для работников ключевые сопутствующие проблемы, которые работы не касаются. Когда, к примеру, имеется корпоративная столовая с бесплатным питанием, у работников отпадает необходимость время от времени обдумывать в первой половине дня, что же и где они будут есть на обед, какую сумму на это готовы потратить, а если они приносят еду из дома, то что будут готовить предстоящим вечером на завтра. Кроме этого если организовать корпоративный автобус, у сотрудников во второй половине дня не будет мыслей по поводу того, чтобы уйти с работы хоть немного пораньше дабы успеть на маршрутку.

Практика ведущих компаний показывает, что когда для персонала создан комплекс благоприятных условий (т.е. они ограждены от множества задач для них важных, но к работе не относящихся), тогда фокус внимания действительно начинает перемещаться в сторону работы. Зная, к примеру, что работодатель за свой счет организует ужин и вызовет такси, которое после часа пик довезет с комфортом и без пробок, сотрудники с большей готовностью задерживаются после работы. Тут действует принцип взаимовыгодного обмена: работодатель получает экстра-прибыль, а сотрудник – экстра-комфорт.

3. Кооперация вместо конкуренции

Часто бывает картина следующая: то, что демонстрирует высокую эффективность в американских компаниях, в России дает эффект прямо противоположный. Так, например, в организациях США широкое распространение получила система "Лучший работник месяца" (либо "Лучший работник года"). Суть ее в том, что сотрудник, показавший самую высокую эффективность труда по итогам месяца (года) получает от работодателя ценный приз (например, поездка на отдых или просто дополнительные оплачиваемые дни отпуска).

Однако в отечественных организациях, пытавшихся внедрить эту систему у себя, результат зачастую был негативный. Вместо того, чтобы объединить коллектив путем включения в такую соревновательную программу, российские работодатели получали разрозненную группу специалистов, где каждый был сам за себя и совершенно не имел желания помогать коллеге в решении той или иной рабочей задачи. А все потому, что сотрудникам были на руку проблемы окружающих. Логика рядового работника тут предельно проста: чем больше ошибок допустят окружающие, и чем дольше они будут решать свои рабочие задачи, тем выше мои шансы их обойти и заполучить статус «Лучшего сотрудника месяца/года» со всеми причитающимися «плюшками».

В отечественных компаниях хорошие результаты дает идея совершенно иного толка: сплоченность внутри корпорации против врага внешнего. Для этого руководство регулярно проводит среди работников информационную работу с целью объяснить, что истинный противник – это фирмы-конкуренты. Вот, против кого нужно дружить и объединяться!

На практике россияне, которые руководствуются такой идеей, действительно работают более вдохновенно, сконцентрировано и готовы помогать друг другу. Дополнительным плюсом внедрения подобной идеологии в корпоративную культуру является появление внутреннего контроля качества (каждый радеет не только за добросовестное выполнение своей части работы, но и за эффективность того, что делает ближайший коллега).

4. Отказ от музыки и наушников

Не секрет, что многие офисные сотрудники любят работать с музыкой. Одни слушают ее в наушниках, а в некоторых кабинетах фоном часто играет радио для всех.

Одни работодатели это позволяют и допускают, другие же, напротив, пытаются с прослушиванием музыки на рабочем месте как-то бороться. Понятное дело, что каждый случай индивидуален, и где-то музыка действительно оказывается в тему. Но если обратиться к наиболее распространенной практике, вывод вырисовывается вполне однозначный: без музыки работа, как правило, все же качественней.

Отказ от прослушивания музыкальных композиций в целом и в наушниках в частности дает, как минимум, две реальные пользы. Во-первых, это избавляет от необходимости звать коллегу по нескольку раз, а то и вовсе от попыток докричаться до определенного сотрудника, который в потоке меломанского наслаждения умудряется игнорировать даже сообщения внутрикорпоративного мессенджера. Во-вторых, без музыки уровень внимательности повышается просто потому, что ликвидирован существенный отвлекающий фактор.

Вообще музыка способна захватывать львиную долю внимания человека, воздействуя как на сознательном, так и подсознательном уровне. А если еще она вызывает какие-то сильные эмоции (к примеру, любимой песней хочется наслаждаться и хотя бы внутренне подпевать), то здесь уже и вовсе не до работы. К тому же доказано, что ежедневное прослушивание музыки в наушниках на протяжении многих часов повышает уровень стресса и крайне вредно для слуха.

5. Создание в офисе приятной обстановки

Секрет прост: чем комфортнее на физическом и психологическом уровне пребывание в офисе, тем слабее у сотрудника желание побыстрей закончить работу и уйти домой, если вообще не сбежать куда подальше, как минимум, до завтрашнего утра. Удобная, приятная и нескучная рабочая среда – это то, что обязательно нужно создать в самое ближайшее время, если этого еще не было сделано.

Как можно преобразить офис? Идей на самом деле существует превеликое множество. Например, можно установить в офисе большое количество живых растений, повесить на стены красивые картины и/или фотографии, а в комнате отдыха (наличие таковой тоже желательно) во время обеденного перерыва можно предусмотреть возможность поиграть в приставку Playstation, расположившись на удобном диване. Также хорошее настроение создают выкрашенные в позитивные цвета стены и вкусный качественный чай.

6. Утренняя медитация

«Ну, это уже лишнее!» - возможно, скажете вы. Что ж, возможно вы и правы. Возможно! Давайте пока просто условимся, что не будем делать поспешных выводов, а рассмотрим этот, прямо скажем, не слишком привычный для офиса момент более подробно и, что еще важнее, совершенно непредвзято.

Итак, неоднократные научные исследования доказали, что при стрессовой работе (а многие офисные профессии с обилием срочных задач как раз относятся к данной категории) коллективные медитации в начале рабочего дня дают существенное повышение продуктивности. Всего 7-10 минут простейших дыхательных практик ежедневно обеспечивают значительное снижение уровня стресса, а также избавляют от прокрастинации и тревожных мыслей.

В настоящее время существует множество мобильных приложений для медитаций, которые прекрасно гармонизируют душевное и физическое состояние. Также практики можно выполнять в тишине, под звуки природы или под спокойную музыку (да-да, здесь удачно подобранное музыкальное сопровождение действительно пойдет на пользу).

Подойдет ли такая практика для коллектива вашей организации? Тут самый верный способ – это спросить, не делая предварительных выводов. На практике многие руководители к своему удивлению обнаруживают, что в офисном коллективе (особенно, если это преимущественно женщины) оказывается немало поклонников и йоги, и гороскопов, и карт Таро, и нумерологии, и много чего еще. Кто знает, быть может, уже новую трудовую неделю вы начнете с групповой медитации, значительно повысив тем самым мотивацию сотрудников и обеспечив позитивный настрой на продуктивную работу.

7. Категорический отказ от растворимого кофе

Конечно же, никто не говорит о полном запрете на употребление этого традиционного для любого офиса напитка. Речь идет о том, чтобы просто повысить качество, заменив растворимый кофе на зерновой.

Такая рекомендация обусловлена тем, что растворимый кофе (даже если взять самые дорогие варианты) совершенно не способен давать бодрость. Он, напротив, способствует перманентному сонному состоянию. А вот зерновой кофе – это совершенно иная, т.е. прямо противоположная история.

Самый простой способ, который позволяет сотрудникам наслаждаться отличным вкусом и ароматам натурального зернового кофе, попутно получив (что в рабочем контексте еще важнее!) заряд бодрости – это завести корпоративную кофе-машину, оборудовав под это зону мини-бара. Как менее удобная, но более дешевая альтернатива: это небольших размеров плита и турка. В любом случае подходящий вариант всегда можно найти!