7 отвлекающих вещей в офисной работе и как с ними бороться?

Доказано, что люди склонны к ежедневной прокрастинации, которая длится в общей сложности 4 часа. Что немаловажно, попадают эти самые 4 часа на рабочее время, когда требуется эмоциональная собранность, трудовая активность и нацеленность на результат.

Согласно общемировой статистике, которая для России тоже вполне справедлива, офисные сотрудники в большинстве своем эффективно используют 60% и менее того временного периода, который отведен им на выполнение прямых профессиональных обязанностей. Остальные 40% и более приходятся, соответственно, на занятия откровенной ерундой. По крайней мере, тем, что к эффективному труду имеет такое же отношение, как, скажем, японские цунами к бескрайним степям Монголии.

Еще в 2008 году доктор Джон Тейлор ввел в обиход термин «хронофаг», что в буквальном переводе с греческого языка означает «пожиратель/поглотитель времени». Речь идет про одушевленные и неодушевленные объекты, которые мешают сконцентрироваться на полезной деятельности. К первой категории зачастую относятся коллеги, любящие поболтать «ни о чем», а также друзья, которые отвлекают телефонными звонками примерного того же «пустого» содержания. Что касается объектов неодушевленных, то здесь выбор широк: интернет, радио, телевидение и т.д. Прибавьте сюда же склонность офисных сотрудников заполнять чашкой кофе каждую подвернувшуюся паузу (т.е. десятки раз на дню) – и получается, что работать вообще некогда.

Тут следует понять простую истину: чтобы обезвредить врага, нужно сперва его обнаружить. Как только вы поняли «намерения» этого завуалированного «вредителя» и точно поняли, как его устранить, тут же приступайте к «операции-ликвидации»!

В первой части предлагаемого ниже обзора рассмотрены основные «убийцы» рабочего времени, а во второй – эффективные способы их «обезвреживания». Воспользовавшись опубликованными советами, вы сможете эффективно использовать рабочее время, что гарантированно увеличит производительность труда и повысит вашу профессиональную ценность.

«Убийца» времени №1: электронная почта

Тут снова без статистики не обойтись. Итак, современный офисный сотрудник получает в течение одного трудового дня в среднем 88 электронных писем. При этом проверку виртуального почтового ящика он осуществляет примерно 15 раз.

Более того, проверка электронной почты – это для большинства офисных работников своеобразный ритуал, с которого начинается трудовой день. А для многих, что печально, продолжается и заканчивается, ибо на другие дела энергии практически не остается.

Просмотр электронной почты – это зачастую лишь 1-10% реальной пользы, а все остальное - сплошная прокрастинация, отвлекающая от действительно важных задач. Когда мы разгребаем залежи подобных писем, изучая содержимое каждого из них, нам кажется, будто занимаемся чем-то полезным. На самом деле это всего лишь ИБД, т.е. «имитация бурной деятельности», которая по сути никакого практического смысла не имеет (ну, разве что, показать наблюдающему за вами начальнику, что вы очень занятой человек и без дела не сидите).

«Убийца» времени №2: социальные сети

Доступ в Интернет (нередко безлимитный) есть сегодня у каждого офисного работника. Это всем известно, вполне логично и по-настоящему необходимо, поскольку многие трудовые задачи без этого не решить.

Вместе с тем далеко не все сотрудники используют Всемирную паутину для выполнения профессиональных задач. Соблазн воспользоваться всевозможными развлечениями, которые обильно представлены в сети, довольно велик, и многие легко и безропотно поддаются на это искушение.

Одним из самых популярных способов, которым работники офиса «убивают» время, является «зависание» в социальных сетях. Согласно проведенному опросу, порядка 28% работодателей не только делали замечания, но и увольняли сотрудников за то, что последние в рабочее время явно злоупотребляли соцсетями, а также оформлением личных покупок в интернете. Мораль: посещение соц. сетей в рабочее время – это не только серьезный отвлекающий фактор, но и значительный риск потерять своё рабочее место.

«Убийца» времени №3: кофе-брейки

Любовь к чае- и кофепитию наличествует у превалирующего большинства работников офиса. В принципе, в этом нет ничего плохого. Кофе-брейки – это возможность не только доставить наслаждение собственным вкусовым рецепторам, но и установить хорошие взаимоотношения с коллегами. Словом, сплошные приятности.

Вместе с тем статистика неумолима. Около 24 минут трудового времени офисный работник тратит на приготовление и распитие чашечки кофе. А с учетом, что за один день таких подходов может быть несколько, суммарный объем потерянного времени получается ого-го какой! Если к этому прибавляются затянувшиеся беседы с коллегами, то о какой работе вообще может идти речь?!

«Убийца» времени №4: встречи и совещания

Многие офисные должности помимо прочего предполагают посещение всевозможных встреч и переговоров, в ходе которых обсуждаются насущные вопросы. Порой такие мероприятия действительно необходимы. Однако, как показывает практика, во многих случаях данное времяпровождение оказывается пугающе неэффективным.

Подсчитано, что на такие собрания офисные работники (особенно занимающие руководящие должности) растрачивают около 31 часа рабочего времени в месяц. Только подумайте, сколько реальных задач можно было решить за столь солидный временной отрезок? При этом, как минимум, 80% совещаний – это по факту банальное «переливание из пустого в порожнее», а также бесцельное просиживание.

«Убийца» времени №5: коллеги

Сотрудники офиса зачастую лишены той роскоши, которой обладают работники «удалёнки». Речь идет, конечно же, про тишину и уединение. Окружающие коллеги, которые любят что-либо громко делать и еще более громко обсуждать – это один из главнейших отвлекающих факторов, на которые плюс ко всему нельзя никак повлиять.

Бесконечные разговоры друг с другом, непрерывающаяся болтовня по телефону, включенное радио или привычка постукивать по столу какой-либо канцелярской принадлежностью – все это, как минимум, мешает сосредоточиться и, как максимум, выводит из себя. При этом по закону подлости коллеги отвлекают вас от работы как раз в самый ее разгар, когда имеется множество важных, ответственных и особо срочных задач.

«Убийца» времени №6: шум

Существует прямая зависимость между окружающим шумом и трудовой продуктивностью: чем выше первый, тем, соответственно, ниже вторая. К сожалению, в офисном пространстве источников шума представлено в избытке: начиная от используемого оборудования, издающего громкие сигналы, и заканчивая уличными звуками, проникающими через открытое окно. Прибавьте сюда болтливых коллег – и получите раздражающий нойз, который с продуктивной работой никак не вяжется.

Согласно исследованиям, который провел американский Национальный институт безопасности и гигиены труда, наличествующий на рабочем месте шум является одной из главных причин появления у работника стресса и чувства тревожности. В общем, штука весьма опасная!

«Убийца» времени №7: голод

От естественных физиологических потребностей, как известно, никуда не деться. Если говорить про питание, то его систематичность, качество и количество напрямую влияет на здоровье тела и духа. Вывод из этого прост: морить себя голодом – это опасно и с точки зрения трудовой деятельности совершенно непродуктивно.

Однако, везде нужна мера. Следует различать ситуации, когда действительно хочется есть, и когда голод является защитной функцией вашей психологии. Нередко бывает так, что работать очень не хочется, а потому надо срочно найти себе какое-то альтернативное занятие, в полезность которого вы искренне верите. Но ответьте честно: так ли вам реально необходим 6-ой за сегодняшний день перекус с кофе и бутербродом? Тем более, что обеденный перерыв закончился только 40 минут назад.

Про отвлекающие факторы на этом всё! По крайней мере, основные моменты озвучены, а потому врага теперь знаем в лицо.

Далее переходим к тому, как с этими самыми «пожирателями времени» эффективно бороться. По ходу рассмотрения вопросов будем вносить дополнительные полезные сведения, которые по тем или иным причинам не были обозначены выше.

Совет №1: Наведите порядок на собственном рабочем месте

Если на трудовом месте и вокруг него, а также в рабочем компьютере царит бардак, это в значительной степени снижает продуктивность, а также может стать причиной стресса. Следовательно, прежде, чем выполнять свои прямые рабочие обязанности, постарайтесь обеспечить себе адекватные условия труда.

К примеру, по долгу службы работники офиса каждый день создают огромное число файлов. Многочисленные отчеты, заметки, презентации, договора – все это без должной систематизации создает обширную свалку, где найти требуемый документ зачастую оказывается крайне затруднительно.

Не поленитесь и потратьте требуемое время на наведение порядка в трудовом компьютере. В самом ближайшем будущем эти старания полностью окупятся тем, что находить нужный файл вы будете в рекордно малые сроки: буквально за несколько кликов или секунд. Для наведения порядка в бумагах, канцтоварах и прочих трудовых атрибутов рекомендации аналогичные.

Совет №2: Позаботьтесь о звукоизоляции

Данный совет адресован в наибольшей степени руководителю, в задачи которого входит, в том числе, организация комфортных рабочих мест. Рациональных пути тут два: либо обеспечить приемлемую шумоизоляцию каждого рабочего места, либо создать отдельную (опять же звукоизолированную) комнату для ведения телефонных и прочих переговоров.

Разумеется, выбор оптимального варианта зависит от частных нюансов трудовой деятельности. Но если данную задачу удастся решить грамотно, эффективность работы большинства работников, которым прежде сильно мешали окружающие разговоры, заметно возрастет.

Впрочем, рядовой сотрудник тоже может внести определенную лепту в обеспечение столь необходимой ему звукоизоляции. Для защиты от постороннего шума подойдут беруши или наушники. И не забывайте щадить коллег: если телефонный звонок поступил на ваш мобильный, выйдете из офиса или переместитесь в специальную переговорную комнату, если таковая предусмотрена дальновидным руководством.

Совет №3: Проверяйте электронную почту по возможности реже

Даже при массовом поступлении писем проверки почты 2-3 раз в день достаточно вполне. Если вы ждете важное сообщение, настройте всплывающие уведомления – и задача решена. Во всяком случае, вы будете заглядывать в почту целенаправленно и строго по делу.

Любопытный факт: те, кто реже проверяет почту, по статистике гораздо меньше подвержены стрессам. Объясняется это отсутствием излишней суеты, что позволяет решать актуальные задачи, не отвлекаясь.

Совет №4: Проводите видеоконференции

Без собраний и совещаний, как уже говорилось выше, не обойтись. Как минимум потому, что определенный перечень вопросов обязательно должен быть вынесен на всеобщее обсуждение.

Поддержание контакта с коллегами без необходимости надолго отвлекаться вполне реально посредством видеоконференций. Заметная экономия времени достигается при таком подходе за счет отсутствия необходимости куда-то идти или ехать, а также дожидаться остальных участников собрания, поскольку одновременно все прибыть зачастую не могут.

При опросе сотрудников, которые перешли с оффлайнового формата конференций на онлайновый, 94% завили о вполне очевидных положительных тенденциях. Респондентами было подтверждено, что таким способом повысилась производительность труда, т.к. участникам видеоконференций не приходится скучать в ожидании коллег, утрачивать собранность, отвлекаться от текущего рабочего процесса и терять драгоценные часы.

Совет №5:Внимательно отслеживайте, на что тратится ваше время

Практика показывает, что на решение большинства офисных задач работники склонны тратить гораздо больше ресурсов, чем оно того заслуживает. Чтобы избежать бессмысленных трат времени, рекомендуется использовать специальные приложения (есть в том числе бесплатные инструменты) для отслеживания времени. Таким простым способом можно в точности определить, когда вы занимаетесь по-настоящему продуктивной деятельностью, а когда полнейшей ерундой.

Совет №6: Делайте паузу каждые 25 минут

Перемены в школах придуманы не просто так. Доказано, что учащиеся не могут сохранять концентрацию на изучаемом предмете более 40-ка минут.

Что касается офисных сотрудников, интенсивность их интеллектуальной деятельности намного выше. Следовательно, перерывы тоже есть смысл делать чаще: примерно каждые 25 минут.

Нужно понимать, что работа на износ в долгосрочной перспективе является занятием крайне невыгодным. Умственное переутомление неминуемо приводит к утрате внимания и потере должной концентрации. Как итог, показатели трудовой продуктивности все равно пойдут вниз, прихватив заодно с собой ваше здоровье.

Отдельно заметим, что делать перерывы тоже нужно при тщательном контроле: 25 минут поработали и 5 отдохнули. Если пустить этот вопрос на самотек, можно с высокой долей вероятности потерять столь драгоценное время, вернуть которое, как известно, нельзя.

Кстати, постоянно следить за тем, чтобы не переработать положенные 25 минут и не пропустить очередной пятиминутный отдых, нет никакой необходимости. Зачем тратить на это энергию, если давно уже изобрели таймер? Последний своевременно сообщат вам, что пора отдыхать или, напротив, приступить к продуктивной работе с максимальной концентрацией на выполняемых задачах и нацеленностью на положительный результат.