20 универсальных правил офисного этикета

Суть модного словосочетания «дресс-код» работники многочисленных отечественных бизнес-центров уже уяснили. Причем, на вполне приемлемом уровне. Вместе с тем понятие «офисный этикет» на этом далеко не исчерпано. Ниже приведены 20 правил хорошего тона, применять которые на практике действительно есть смысл.

1. Войдя в офисное помещение, сразу приветствуем сотрудников

Естественно, не нужно это делать громовым зычным голосом заблудившегося дровосека. Оптимальную громкость словестного приветствия подбирайте с учетом главной задачи: чтобы вас услышали.

Кстати, употребление слова «здравствуйте» в деловой сфере не совсем уместно, поскольку это отсылка к здоровью, а оно, как известно, дело сугубо личное. Наиболее подходящим является международный стандарт в виде фразы «добрый день».

Если вы находитесь в роли не входящего, а сидящего в офисе, тогда на подобное приветствие следует отреагировать подобающим образом. Идеальный вариант – это ответное приветствие глаза в глаза.

Если вы настолько заняты, что совершенно не в состоянии оторваться от «свалившихся на голову» трудовых задач, то хотя бы кивните. При любом раскладе полное игнорирование недопустимо.

2. Приводим себя в порядок не на рабочем месте, а в туалетной комнате

Данное правило в большей степени адресуется прекрасным дамам. Просто потому, что подавляющему большинству мужчин подобное занятие в рабочее время по объективным причинам несвойственно.

Парфюмом (и это уже касается представителей обоего пола!) следует пользоваться предельно аккуратно. Для офисной жизни есть смысл отказаться от пряных, а также иных сильных и «тяжелых» ароматов, больше подходящих для свободного вечернего времяпровождения.

Отдавайте предпочтения легким тонким запахам, которые не создают вокруг вас многометровую зону ароматерапии, а ощущаются только лишь в вашем сугубо личном пространстве, составляющем порядка 20-40 см. Иными словами, чувствовать приятные ароматические нотки должны только вы, поскольку подобное межличностное расстояние в деловой сфере нарушать не принято.

3. Приветствуем всех обитателей офиса, включая незнакомых

Уделить должное внимание можно по-разному: улыбкой, кивком или просто доброжелательным взглядом. В этом нет ничего сложного, но каждому человеку такой индивидуальный подход, безусловно, приятен.

Кстати, не следует бояться и смущаться того, что какого-то незнакомого человека вы можете ошибочно поприветствовать два раза. Запутаться, как известно, может каждый. Главное – чтобы никто не оказался проигнорированным.

4. Входим в служебное помещение без стука

Да, вы не ослышались: стучать в дверь в данном случае неуместно. А если вы руководитель, то подобным поведением вы дополнительно демонстрируете подчиненному отсутствие каких-либо подозрений на предмет занятий личными делами в рабочее время.

Впрочем, это совершенно не означает, что посетителю входить в помещение можно без разрешения. Грамотное поведение – это когда вы полностью зашли в помещение (т.е. не изображая говорящую голову, нелепо торчащую из-за дверного полотна) и спросили разрешения идти дальше, используя классическую фразу «Можно войти?». Если разрешение получено, смело и уверенно шагайте вперед.

Также бывают ситуации, когда руководитель разговаривает по телефону, но при этом жестом показывает, что вы можете войти. В этом случае молча заходим, закрываем за собой дверь, делаем пару-тройку шагов вперед, после чего тихо, мирно и терпеливо ожидаем окончания телефонного разговора. При наличии у руководителя секретаря, разрешения следует спрашивать у последнего.

5. При звонке на мобильный телефон от домашних в рабочее время выходим из офисного помещения только при необходимости длительного разговора

Если предполагаемая беседа продлится только пару минут или вовсе требует нескольких секунд, покидать рабочее место совершенно необязательно. Также рекомендуется по возможности установить временные рамки для родных и близких, когда вам можно звонить по различным малозначительным вопросам.

6. Сушим зонт в раскрытом виде только там, где он никому не мешает

Для этих целей подойдет какой-нибудь укромный уголок, куда мало кто заходит. Расставлять мокрый зонт посреди офиса, вынуждая коллег обходить это «грозное препятствие для бойцов спецназа», недопустимо в принципе.

Если в офисе наблюдается явный дефицит пространства, данный гидрозащитный аксессуар можно просто повесить на вешалку. Главное, чтобы в результате не оказались закапанными чьи-то ботинки, сумки или предметы одежды.

В крайнем случае, мокрый зонт можно просто убрать в пакет. За один рабочий день ничего непоправимого точно не случится ни с первым, ни со вторым. Тем более, что зонты вообще рекомендуется сушить именно в закрытом, а не в расправленном виде.

7. Создаем рабочий стол настоящего профессионала

Трудовое место в глазах посетителя является прямым отражением того, кто за ним сидит: настоящий профессионал либо гламурно-беспечная домохозяйка. В свете этого крайне желательно, чтобы все личные вещи (раз уж вам без них вообще никак!) были скрыты от посторонних глаз.

Речь идет про всевозможные кактусы, плюшевые игрушки, стикеры со Смешариками и т.д. Единственное исключение – это семейное фото, которое должно быть одно и в лаконичной стильной рамке.

Кстати, поставить данное фото следует таким образом, чтобы посетитель его тоже мог видеть. Делается это не для демонстрации семейных ценностей, а просто потому, что в любом человеке заложено рефлекторное любопытство относительно всего, что отвернуто от его взгляда.

8. Разговариваем по громкой связи только при согласии собеседника

Человек, находящийся на том конце провода (или, если говорить более современным языком, телефонной волны), должен быть в курсе, если ваш с ним разговор слышит кто-то еще. Подобное правило, естественно, не распространяется на ситуации, когда для ведения разговора у вас есть отдельный кабинет с хорошей звукоизоляцией. При таких идеальных условиях предупреждать собеседника нет совершенно никакой необходимости. Но в любом случае ответственность за конфиденциальность проводимой беседы целиком и полностью лежит на ее непосредственных участниках.

9. Став невольным свидетелем неприятного телефонного разговора, стараемся морально поддержать коллегу

Например, можно тактично поинтересоваться все ли в порядке у вашего соседа по работе и при необходимости предложить свою помощь. Если вы видите, что человек не готов делиться с вами личными проблемами и вообще каким-то образом раскрываться, просто оставьте его в покое. Словом, действуйте исключительно по ситуации.

10. Придя на работу, переключаем телефон в беззвучный режим

Кроме того не следует оставлять включенное устройство в сумке либо в столе. Это будет сильно мешать коллегам, которые будут вынуждены слушать монотонный вибровызов или ваши любимые мелодии, установленные в качестве звонка. А если звонящий оказался на редкость настойчивым, то для всех остальных это просто караул!

С окружающими коллегами поведение рекомендуется несколько иное. Если кто-то оставил телефон на столе и отошел, выключать данный аппарат в случае поступления звонка ни в коем случае нельзя. Просто терпеливо дождитесь отсутствующего в данный момент коллегу и деликатно попросите его, чтобы подобным образом он более не поступал.

Что делать, если использование виброзвонка представляет для вас по тем или иным причинам принципиальное табу? Тогда просто снизьте уровень громкости сигнала на возможный минимум. При этом мелодия должна быть спокойной и нераздражающей, т.е. по сути своей нейтральной.

11. Применяем рукопожатие правильно

Данный тактильный контакт, единственно допустимый в деловой практике, является ритуалом хоть и не строго обязательным, но желательным. Главное – это знать основные правила его применения.

В роли инициатора рукопожатия обычно выступает руководитель либо человек, более старший по занимаемой должности. При этом никакого деления по полу и возрасту здесь нет.

Если в офисе вы являетесь гостем, то в качестве инициатора рукопожатия выступать не можете. Эта привилегия всегда остается за хозяином.

Как поступить, если человек по незнанию или ошибке первым протягивает вам руку в то время, как по деловому этикету права на это не имеет? Здесь крайне важно все-таки принять это приветствие. Повисшая в воздухе рука вследствие отказа от рукопожатия – это в деловом мире проявление неуважения, а порой даже наказание, применение которого должно быть полностью осознанным, совершенно обоснованным и крайне осторожным.

12. Заканчиваем деловую переписку согласно принятой очередности

Так уж сложилось исторически, что последнее сообщение в переписке должно исходить от того, кто, собственно, ее начал. Иначе это выглядит примерно как «оборвали на полуслове».

Чтобы данный принцип стал более понятен, приведем широко распространенный в деловой практике пример. Допустим, вы письменно обращаетесь к коллеге с вежливой просьбой решить ту или иную трудовую задачу. В ответ он пишет, что уделит этому время в самом ближайшем будущем, т.е. сегодня-завтра. Далее вы ставите своеобразный финальный «аккорд»: искренне благодарите собеседника, подтверждая тем самым, что его ответ вами получен и надлежащим образом изучен.

13. Кладем трубку после начальника

По завершении телефонного разговора первым трубку кладет начальник либо тот, кто занимает более высокую должность.

Как поступить, если разговор произошел между людьми примерно равного корпоративного статуса? Здесь включается то же правило, что и для деловой переписки: первым трубку кладет тот, кто звонил.

14. Исключаем потребление на рабоче месте еды с резким сильным ароматом

Если вы являетесь истинным ценителем и поклонником печеночных котлет, квашеной капусты, селедочки с луком, чесночных булочек и прочих подобных лакомств, оставьте их для трапезы вне офиса. Для поедания на работе постарайтесь подобрать набор таких продуктов, запах которых не вызывает обильное слюноотделение либо острую неприязнь у всех, кто находится в радиусе нескольких метров.

Кроме того, сам процесс потребления пищи должен быть скрыт для посетителей. Если все-таки принимать пищу вам приходится непосредственно за рабочим столом (допустим, для этого нет специальной комнаты и прочих условий), привести в порядок свое трудовое место следует сразу же по окончании обеда/завтрака/полдника.

15. Не ставим чашку на документы

Как известно, офисные работники (да и не только они) пьют чай или кофе практически постоянно. Даже если для приема пищи есть отдельное помещение, данный ритуал зачастую осуществляется непосредственно за рабочим столом. Просто потому, что никакого отношения к обеденному перерыву он просто-напросто не имеет.

Так вот пить чай и кофе на рабочем месте следует с предельной аккуратностью. Если, к примеру, вы поставите чашку на приготовленные для клиента документы, то на них с большой долей вероятности останется характерный след. Последний при непосредственной передаче деловых бумаг будет говорить отнюдь не в вашу пользу.

16. Пьем напитки – моем кружку

Безусловно, каждый работник имеет право потреблять на рабочем месте самые различные напитки, исключая алкоголь. Однако, кружка или стакан, находящийся в многоразовом использовании, должны выглядеть максимально опрятно. Это значит, что многократно заваренные пакетики, характерные потеки и следы от губной помады недопустимы.

Оптимальный вариант – это когда после приема напитка кружка сразу же убирается со стола, подальше от глаз коллег и тем более клиентов. А что касается философии a la «помою завтра», то она должна быть исключена из вашего трудового обихода раз и навсегда.

К личной посуде, которую вы используете в офисе, тоже есть определенные требования. На кружке или тарелке нежелательно наличие каких-либо сомнительных надписей по принципу «Образцовый зять любимой тещи» или «Я красотка хоть куда!». Имиджу делового человека подобная легкомысленность только навредит.

Гораздо разумнее предпочесть посуду с нейтральным дизайном. А еще лучше - просто белого цвета.

17. Угощаем клиентов, только когда это действительно нужно

Сегодня посетители различных офисов слышат предложение «чай или кофе?» намного чаще, чем на самом деле требуется. Понятное дело, что предложить напиток – это проявление радушного гостеприимства. Однако, вряд ли стоит это делать, если человек зашел к вам в офис буквально на несколько минут.

Предложить кофе, чай, а также сопутствующие печеньки-бутерброды уместно, когда посетителю пришлось ждать кого-то или чего-то достаточно продолжительное время. Еще один подходящий случай – это ведение продолжительных многочасовых переговоров и конференций, в ходе которых участники успевают элементарно проголодаться.

18. Говорим так, чтобы собеседник на другом конце провода хорошо все услышал

Когда необходимо сообщить какую-то важную информацию по телефону, делается это так, чтобы ее получатель услышал и понял абсолютно все. Здесь действуют два ключевых правила:

1. сформулировать все максимально коротко, но емко (т.е. без ущерба для дела),
2. говорить четко и внятно.

Кстати, и первое, и второе качество можно в себе развить. Если же требуется более обстоятельная беседа, а вокруг много людей, можно выйти, например, в более тихий коридор или достичь договоренности созвониться позже при более располагающих условиях.

19. По рабочему телефону обсуждаем только рабочие вопросы

Чисто человеческие отношения с коллегами и партнерами – вещь нужная и чрезвычайно важная. При наличии взаимопонимания и обоюдной симпатии работа ладится, а многие вопросы решаются практически сами собой.

Однако, рабочие переговоры по телефону имеют определенные рамки. Разумные комплименты, уместные шутки для поднятия настроения или вопрос «как у вас дела?» - все это допустимо, но очень дозированно – не более 5% от всего разговора. Остальные 95% должны быть строго по делу.

Если с коллегой партнёром у вас сложились дружеские отношения и просто не терпится поболтать «о том, о сем», это тоже вполне нормально. Но только проводить подобные задушевные беседы лучше все же в нерабочее время.

20. Не находимся на рабочем месте в верхней одежде

В деловой сфере не принято проходить в помещение в верхней одежде, вешать ее на стул и уж тем более класть на стол. Для этих целей в любом приличном офисе предусмотрен гардероб или, как минимум, специальный угол.

Впрочем, без исключений тут тоже не обходится. Но справедливы они лишь для тех ситуаций, когда посещение офиса – это дело 1-2 минут.