15 правил эффективного общения в офисе

Самый востребованный, универсальный и высоко оплачиваемый навык в современном мире – это навык общения. От умения выстраивать отношения и договариваться зависит успех во всех сферах жизни, в том числе в построении карьеры. Так что есть огромный смысл овладеть этим наиполезнейшим навыком в совершенстве.

Коммуникацию в современных компаниях можно условно поделить на три категории:

• с клиентами,
• с деловыми партнерами,
• с коллегами.

Поскольку все эти пункты в рамках одной статьи рассмотреть достаточно проблематично, остановимся исключительно на третьем. Тем более, что правильно поставленная коммуникация внутри организации – это первично, а вот успехи в занимаемой рыночной нише – это уже следствие.

Прежде всего, следует сказать о существовании принципиальных различий между деловым общением и неформальным, которое происходит уже вне офисных стен. К примеру, на работе зачастую бывает совершенно не интересно слушать коллегу, который размышляет вслух на посторонние темы, пытаясь при этом вовлечь в диалог окружающих. А если говорить о руководителе, то ему порой бывает не слишком-то просто найти общий язык с подчиненными, а также вызвать у последних понимание и одобрение.

Ниже вашему вниманию предлагается подборка проверенных рекомендаций, которая позволит ознакомиться с базовыми приёмами успешной коммуникации. Приведенные знания помогут выстроить доброжелательные отношения на работе и, как следствие, в других важнейших жизненных сферах.

Рекомендация 1: Основывайтесь на фактах, а не на мнениях

При обсуждении важных моментов и во избежание превращения диалога в спор прежде всего спросите себя вот о чем: информация, которую вы в данный момент транслируете остальным, услышана/увидена вами лично, вам ее кто-то передал или же вы просто выражаете свое частное мнение/предположение? И задать это вопрос нужно обязательно, поскольку разница между этими вариантами принципиальна.

Фактом может считаться только то, что вы слышали собственными ушами и/или видели собственными глазами. Для обеспечения конструктивного диалога придерживаться следует только того, чему вы являлись непосредственным свидетелем. Все остальное является лишь аксиомами, которые если и выносить на всеобщее обсуждение, то исключительно в качестве таковых.

Рекомендация 2: Соблюдайте этикет в переписке

Довольно часто коммуникация в офисе происходит не только напрямую, но и посредством мессенджеров. И в таком общении с привлечением технических средств тоже имеет место определенный этикет.

Если вокруг вас находятся коллеги, которым для работы требуется тишина, а вам просто необходимо позвонить по телефону либо отправить аудиосообщение, просто спросите позволения у окружающих. Такой элементарный жест будет воспринят как забота о комфорте других сотрудников, что позволит приобрести репутацию хорошего человека и внимательного командного игрока.

Рекомендация 3: Выключайте телефон прежде, чем подойти и обратиться к коллеге

Если телефон предварительно не выключить, существует вероятность поступления звонка. А это значит, что разговор с коллегой придется тут же свернуть буквально на полуслове, чтобы ответить на вызов. И это при том, что в роли инициатора беседы с коллегой выступаете именно вы. Естественно, послевкусие у того, кого отвлекли от работы и к тому же толком ничего не сказали, после такой коммуникации, мягко говоря, неприятное. В общем, не делайте так никогда!

Рекомендация 4: Если задали вопрос, далее больше ничего не поясняйте

Принцип успешной коммуникации в данном случае прост: если необходимо, сначала поясняете суть дела, а только затем задайте вопрос. И никак не наоборот! Иначе вы рискуете поставить коллегу в неловкое положение, когда он, не вникнув в суть дела, вынужден дать вам ответ, который вы стоите и ждете прямо здесь и сейчас.

Исключение составляют ситуации, когда вы точно уверены, что коллега заведомо прекрасно понимает суть вопроса, а потому никаких дополнительных пояснений с вашей стороны не требуется. В этом случае задайте вопрос и просто молча слушайте, что вам скажут в ответ.

Рекомендация 5: Не следует комментировать ответ

Пожалуй, лучшее, что можно сделать для создания атмосферы доброжелательного конструктивного диалога, это сказать «волшебное» слово «Спасибо» на ответ, который дал вам коллега. И ни в коем случае не следует говорить, что ответ, который вы же сами попросили дать, чем-то плох, невразумителен и т.д. Подобные бестактные комментарии способны вызвать лишь напряжение и раздражение.

Если что-то в ответе коллеги вам неясно, просто задайте новый уточняющий вопрос. Так вы гарантированно получите полноценный ответ, не обесценивая при этом сотрудника какими бы то ни было словами. Вам уделили время и дали ответ, после чего вполне справедливо ждут простой человеческой благодарности. Поэтому просто дайте ее. Тем более, что она совершенно ничего не стоит в материальном выражении, но при этом обладает просто огромнейшей созидательной силой.

Рекомендация 6: Реагируйте на неуместные советы словом «Спасибо»

И снова универсальное «волшебное» слово «Спасибо» становится вашим верным помощником при выстраивании доброжелательных рабочих отношений. Практически в любой организации обязательно найдется сотрудник, любящий раздавать советы, что называется, направо и налево. И вроде бы такое стремление человека оказаться полезным должно заслуживать только похвалы. Но только вот советы эти зачастую непрошеные и неуместные.

Естественная реакция любого занятого работника на такое вмешательство – это внутреннее раздражение, которое прямо таки просится наружу. Но при этом всем хорошо известно, что ответом на раздражение зачастую является еще большее раздражение. А так и до конфликта недалеко!

Намного проще и легче сказать такому советчику одно простое слово: «Спасибо». Оно ни к чему вас не обязывает и вместе с тем представляет собой некую финальную точку в разговоре. В итоге коллега-«помощник» оставляет вас в покое с чувством выполненного долга, т.е. получив заветное одобрение, похвалу и признание собственной компетентности в одном «флаконе». Собственно, все то, ради чего и он раздавал все эти «полезные» советы.

Рекомендация 7: Используйте правило «двух секунд»

В деловом общении есть смысл придерживаться определенного темпа, который, с одной стороны, добавит атмосферы рассудительности, а, с другой, поможет избежать неловких пауз. Наиболее просто и понятно принцип такой коммуникации раскрыт в правиле «двух секунд».

Суть правила следующая: как только собеседник завершил свою часть диалога, посчитайте про с себя до двух и лишь затем начинайте говорить то, что собирались сказать. Многочисленная практика показывает, что польза от соблюдения такого принципа просто колоссальная. Благодаря этому создается необходимое впечатление, что вы цените каждое слово собеседника и тщательным образом перевариваете полученную информацию. Кроме этого воцаряется атмосфера взаимного уважения, когда никто никого не перебивает.

Особую важность соблюдение этого правила имеет при общении с человеком, который по своей природе говорит неспешно. Поэтому молчание на протяжении 2 секунд после того, как оно закончил фразу, оградит вас от неловкой ситуации, когда мысль еще не закончена, а вы уже «влезли» со своими комментариями.

Рекомендация 8: Смело задавайте вопросы

На работе это зачастую единственный способ легко и быстро получить необходимую вам информацию. Главное здесь – это искоренить в себе представление о том, будто бы многочисленные вопросы по делу показывают вас как непрофессионала. На самом деле этим вы не только повышаете уровень своего профессионализма, но и демонстрируете искреннюю заинтересованность в наилучшем решении актуальной задачи.

Чтобы получить необходимые сведения в достаточном объеме, рекомендуется задавать открытые вопросы. Те, на которые нельзя ответить просто «да» или «нет». А если что-то в ответе коллеги непонятно, задавайте уточняющие вопросы. Например, «Правильно ли я понял, что … ?».

Рекомендация 9: Апеллируйте категорией «Выгода»

Если в офисе вы отвечаете за переговоры и встречу клиентов, явно не лишним будет освоить навык демонстрации выгод. Это значит, что необходимо умение детально и доходчиво рассказать деловому партнеру или потенциальному клиенту обо всех существенных преимуществах сотрудничество именно с вашей организацией и конкретно с вами.

Такой подход является вполне естественным и логичным. Ведь на самом деле люди ищут не товар или услугу, а то, как этот товар или услуга упростят их жизнь. Соответственно, люди более охотно общаются с теми, кто не просто пытается им что-то продать, а решает их реальные задачи.

Рекомендация 10: Во время беседы сохраняйте зрительный контакт

Это хорошо известный психологический прием, который, тем не менее, на практике использует не более 30% офисных сотрудников. И честно говоря, очень даже зря!

Когда вы смотрите человеку прямо в глаза, а не прячете взгляд, это подсознательно воспринимается как открытость, уверенность и надежность. Поэтому нет ничего удивительного в том, что у людей, которые этим навыком владеют в совершенстве, доброжелательные отношения с окружающими (в том числе с коллегами по работе, клиентами и деловыми партнерами) складываются намного проще.

Рекомендация 11: Не забывайте о личном пространстве собеседника

На какой дистанции лучше всего беседовать в деловой сфере? Для точного понимания просто вытяните руку вперед. Вот примерно на таком расстоянии личное пространство вашего собеседника не будет нарушено, и при этом он будет великолепно вас слышать, а вы его. Это и есть самые оптимальные условия для коммуникации в деловом формате.

Рекомендация 12: Используйте навык активного слушания

Когда человек говорит с вами тет-а-тет, желательно слегка кивать в такт его словам, а также иногда издавать голосом звуки одобрения. Это продемонстрирует важность его слов, а также вашу вовлеченность в разговор.

Кроме этого следует дать человеку возможность сказать то, что он хотел. Даже если вы заранее знаете, что он хочет вам сказать.

Понятное дело, что в офисной суете это сделать не всегда получается. Но когда получается, это точно следует сделать. Так человек будет понимать, что его не просто слушают «для галочки», а стараются услышать.

Рекомендация 13: Давайте обратную связь

Это один из самых простых и эффективных способов наладить доброжелательные отношения в любой сфере, в том числе и на работе. Допустим, вам кто-то предоставил важную информацию. Обязательно поблагодарите этого человека и скажите пару слов, насколько эти сведения для вас ценны.

Необходимо помнить о том, что каждому приятно получать моральное поощрение в виде благодарности за предпринятые усилия. Кроме этого обратная связь позволяет понять, насколько понятно была объяснена та или иная тема.

Рекомендация 14: Контролируйте взгляд

По сути, это продолжение рекомендации про важность зрительного контакта во время беседы. Эксперты по коммуникации рекомендуют смотреть человеку именно в левый глаз, поскольку это позволяет получить определенный «кредит доверия».

Рекомендация 15: Делайте только уместные паузы

При разговоре интонационную «точку» следует ставить в конце предложения, а не после каждого слова. Чтобы собеседник лучше воспринимал то, что вы ему говорите, рекомендуется избегать лишних пауз. Последние допустимы только после завершения одной короткой мысли и при переходе на следующую.

Вот, собственно, и все 15 принципов эффективного общения на работе. Напоследок возьмите на заметку универсальную истину: самый лучший собеседник – это тот, который говорит с человеком о нем самом. К таким мастерам общения люди неизменно тянутся, а выстраивание деловой и прочей коммуникации становится занятием в радость и удовольствие.